Vad är ett redovisningsinformationssystem?

Ett redovisningsinformationssystem är systemet för metoder och processer som företag använder för att upprätthålla information som rör affärs- eller finansiella transaktioner. Historiskt sett involverade detta system pappersbokar, tidskrifter och andra ekonomiska rapporter. Företagare och revisorer var ansvariga för att aktivt använda dessa bokar och tidskrifter för att hålla exakta finansiella poster när de bedrev sin verksamhet. Utvecklingen av informationsteknologi har gjort det möjligt för företag att förvandla detta bokföringsinformationssystem till en automatiserad process med hjälp av datorer, servrar och redovisningsprogramvara.

Redovisningscykeln är en drivkraft i de flesta företags redovisningsinformationssystem. Denna cykel innefattar att identifiera och analysera transaktioner, skapa och bokföra journalposter till huvudboken, förbereda en försöksbalans, skapa justeringsposter, förbereda en justerad försöksbalans, skapa finansiella rapporter, slutföra konton med stängande poster och generera en slutlig försöksbalans och finansiella rapporter för räkenskapsperioden. Dessa grundläggande steg hjälper företag att utveckla sitt redovisningsinformationssystem, vare sig manuellt eller datoriserat.

Programvarupaket för bokföring består vanligtvis av flera olika moduler baserade på den traditionella manuella bokföringsprocessen. Moduler inkluderar allmän redovisning, anläggningstillgångar, leverantörsskulder, kundfordringar, lön och andra specialmoduler. Varje enskild modul skapar ett system där företag kan flytta information genom steg för redovisningscykeln. Möjligheten att överföra denna information elektroniskt kan förbättra företagets noggrannhet och aktualitet för rapportering av finansiell information.

Datoriserade redovisningssystem kräver ofta företagets anställda att fokusera mer på att granska information som samlas in från olika affärsavdelningar snarare än att mata in affärsdata. Detta system gör att enskilda revisorer kan behandla mer information på kortare tid än traditionella pappersbokar. Bokföringsprogramvara kan också ha automatiska interna skyddsåtgärder som kontrollerar riktigheten och giltigheten av finansiell information med hjälp av en intern granskningsprocess. Denna process begränsar ofta mängden grundläggande datainmatningsfel och annan nonsensisk information från att komma in i bokföringsinformationssystemet.

Företag kan välja att använda ett hybridbokföringssystem med både manuella och datoriserade redovisningsprocesser. Vissa typer av affärs- eller finansiell information, till exempel leverantörsfakturor, löneöppningar och kontraktsavtal, kan behöva granskas av en revisor. Att använda ett hybridsystem kan ge en bättre granskningsprocess eftersom anställda i bokföringen kan ifrågasätta finansiell information och söka feedback innan de skriver in information i bokföringssystemet. Den manuella granskningsprocessen kan också krävas av företagets interna kontroller. Dessa interna kontroller säkerställer att ingen information matas in i ett företags redovisningsprogramvara som är felaktig eller representerar högre ekonomiska åtaganden än tidigare förväntat.