Hvad er et regnskabsinformationssystem?
Et regnskabsinformationssystem er systemet med metoder og processer, som virksomheder bruger til at vedligeholde oplysninger, der vedrører forretnings- eller økonomiske transaktioner. Historisk set involverede dette system papirbøger, tidsskrifter og andre økonomiske rapporter. Virksomhedsejere og revisorer var ansvarlige for aktivt at bruge disse regnskaber og tidsskrifter til at føre nøjagtige økonomiske poster, når de driver deres forretningsdrift. Fremskridt inden for informationsteknologi har gjort det muligt for virksomheder at omdanne dette regnskabsinformationssystem til en automatiseret proces ved hjælp af computere, servere og regnskabssoftware.
Regnskabscyklus er en drivkraft i de fleste virksomheds regnskabsinformationssystemer. Denne cyklus inkluderer identificering og analyse af transaktioner, oprettelse og bogføring af journalposter til hovedbogen, udarbejdelse af en prøvebalance, oprettelse af justeringsposter, udarbejdelse af en justeret prøvebalance, oprettelse af regnskaber, færdiggørelse af konti med lukning af poster og generering af en endelig prøvebalance og regnskab for regnskabsperioden. Disse grundlæggende trin hjælper virksomheder med at udvikle deres regnskabsinformationssystem, hvad enten det er manuelt eller edb.
Regnskabssoftwarepakker består normalt af flere forskellige moduler baseret på den traditionelle manuelle regnskabsproces. Moduler inkluderer generel bogføring, anlægsaktiver, leverandørgæld, tilgodehavender, lønningsliste og andre specielle moduler. Hvert enkelt modul opretter et system, hvor virksomheder kan flytte information gennem regnskabscyklustrinnene. Evnen til at overføre disse oplysninger elektronisk kan forbedre virksomhedens nøjagtighed og aktualitet til rapportering af økonomiske oplysninger.
Computeriserede regnskabssystemer kræver ofte, at virksomhedsansatte fokuserer mere på at gennemgå de oplysninger, der er indsamlet fra forskellige forretningsafdelinger, snarere end at indtaste forretningsdata. Dette system giver de enkelte revisorer mulighed for at behandle mere information på kortere tid end traditionelle papirbøger. Regnskabssoftware kan også have automatiske interne sikkerhedsforanstaltninger, der kontrollerer nøjagtigheden og gyldigheden af økonomiske oplysninger ved hjælp af en intern gennemgangsproces. Denne proces begrænser ofte mængden af grundlæggende dataregistreringsfejl og andre nonsensiske oplysninger fra adgang til regnskabsinformationssystemet.
Virksomheder kan vælge at bruge et hybrid regnskabsinformationssystem, der involverer både manuelle og computeriserede regnskabsprocesser. Visse typer forretnings- eller økonomiske oplysninger, såsom leverandørfakturaer, timelister for lønninger og kontraktlige aftaler, kan muligvis gennemgås af en regnskabsfører. Brug af et hybridsystem kan give en bedre gennemgangsproces, da regnskabsansatte kan stille spørgsmål til økonomiske oplysninger og søge feedback, før de indtaster oplysninger i regnskabssystemet. Den manuelle gennemgangsproces kan muligvis også kræves af virksomhedens interne kontrol. Disse interne kontroller sikrer, at der ikke oplyses nogen information i et virksomheds regnskabssoftware, der er unøjagtigt eller repræsenterer højere økonomiske forpligtelser end tidligere antaget.