Qu'est-ce qu'un système d'information comptable?
Un système d’information comptable est un système de méthodes et de processus que les entreprises utilisent pour conserver les informations relatives aux transactions commerciales ou financières. Historiquement, ce système impliquait des grands livres, des journaux et d’autres rapports financiers. Les propriétaires d’entreprise et les comptables étaient responsables de l’utilisation active de ces grands livres et journaux pour la tenue de registres financiers précis lors de l’exécution de leurs opérations commerciales. L'avancement des technologies de l'information a permis aux entreprises de transformer ce système d'information comptable en un processus automatisé utilisant des ordinateurs, des serveurs et des logiciels de comptabilité.
Le cycle comptable est un élément moteur des systèmes d’information comptable de la plupart des entreprises. Ce cycle comprend l’identification et l’analyse des opérations, la création et l’enregistrement d’écritures de journal dans le grand livre, la préparation d’une balance de vérification, la création d’écritures de régularisation, la préparation d’une balance de vérification ajustée, la création d’états financiers, la finalisation des comptes avec des écritures de clôture et la génération d’une balance de vérification finale. états financiers pour la période comptable. Ces étapes de base aident les entreprises à développer leur système d’information comptable, qu’il soit manuel ou informatisé.
Les progiciels de comptabilité se composent généralement de plusieurs modules différents basés sur le processus de comptabilité manuelle traditionnel. Les modules comprennent la comptabilité générale, les immobilisations, les comptes fournisseurs, les comptes à recevoir, les états de paie et d'autres modules spéciaux. Chaque module individuel crée un système dans lequel les entreprises peuvent déplacer des informations à travers les étapes du cycle comptable. La possibilité de transférer ces informations par voie électronique peut améliorer la précision et la rapidité de la société en matière de reporting des informations financières.
Les systèmes comptables informatisés obligent souvent les employés de la société à se concentrer davantage sur la révision des informations recueillies auprès de divers départements, plutôt que sur la saisie de données commerciales. Ce système permet aux comptables individuels de traiter plus d’informations en moins de temps que les grands livres classiques. Les logiciels de comptabilité peuvent également disposer de protections internes automatiques qui vérifient l'exactitude et la validité des informations financières à l'aide d'un processus de révision interne. Ce processus limite souvent le nombre d'erreurs de saisie de données de base et d'autres informations non sensées dans le système d'information comptable.
Les entreprises peuvent choisir d'utiliser un système d'information comptable hybride faisant appel à des processus comptables manuels et informatisés. Certains types d'informations commerciales ou financières, telles que les factures des fournisseurs, les feuilles de temps des salaires et les accords contractuels, peuvent nécessiter un examen par un comptable. L'utilisation d'un système hybride peut fournir un meilleur processus de révision, car les employés de la comptabilité peuvent interroger les informations financières et obtenir des commentaires avant d'entrer des informations dans le système de comptabilité. Le processus d'examen manuel peut également être requis par les contrôles internes de l'entreprise. Ces contrôles internes garantissent qu'aucune information inexacte ou représentant des obligations financières plus élevées que prévu précédemment n'est entrée dans le logiciel de comptabilité de l'entreprise.