Was ist ein Buchhaltungsinformationssystem?
Ein Buchhaltungsinformationssystem ist das System von Methoden und Prozessen, mit denen Unternehmen Informationen in Bezug auf Geschäfts- oder Finanztransaktionen verwalten. In der Vergangenheit umfasste dieses System Papierbücher, Journale und andere Finanzberichte. Unternehmer und Wirtschaftsprüfer waren dafür verantwortlich, diese Geschäftsbücher und -journale aktiv zu nutzen, um bei der Führung ihres Geschäftsbetriebs genaue Finanzunterlagen zu führen. Die Weiterentwicklung der Informationstechnologie hat es Unternehmen ermöglicht, dieses Buchhaltungsinformationssystem mithilfe von Computern, Servern und Buchhaltungssoftware in einen automatisierten Prozess umzuwandeln.
Der Rechnungslegungszyklus ist eine treibende Kraft in den meisten Rechnungslegungsinformationssystemen von Unternehmen. Dieser Zyklus umfasst das Identifizieren und Analysieren von Transaktionen, das Erstellen und Buchen von Journalbuchungen im Hauptbuch, das Erstellen eines Probesaldos, das Erstellen von Anpassungsbuchungen, das Erstellen eines angepassten Probesaldos, das Erstellen von Abschlüssen, das Abschließen von Konten mit Abschlussbuchungen sowie das Erstellen eines endgültigen Probesaldos und Jahresabschluss für die Rechnungsperiode. Diese grundlegenden Schritte unterstützen Unternehmen bei der Entwicklung ihres manuellen oder computergestützten Buchhaltungsinformationssystems.
Buchhaltungssoftwarepakete bestehen normalerweise aus mehreren verschiedenen Modulen, die auf dem traditionellen manuellen Buchhaltungsprozess basieren. Zu den Modulen gehören allgemeine Buchhaltung, Anlagevermögen, Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung, Personalabrechnung und andere Sondermodule. Jedes einzelne Modul erstellt ein System, in dem Unternehmen Informationen in den Schritten des Abrechnungszyklus verschieben können. Die Möglichkeit, diese Informationen elektronisch zu übertragen, kann die Genauigkeit und Aktualität des Unternehmens bei der Meldung von Finanzinformationen verbessern.
Bei computergestützten Buchhaltungssystemen müssen sich die Mitarbeiter des Unternehmens häufig mehr auf die Überprüfung der aus verschiedenen Geschäftsabteilungen gesammelten Informationen konzentrieren, als auf die Eingabe von Geschäftsdaten. Mit diesem System können einzelne Buchhalter mehr Informationen in kürzerer Zeit verarbeiten als mit herkömmlichen Papierbüchern. Die Buchhaltungssoftware verfügt möglicherweise auch über automatische interne Sicherheitsvorkehrungen, die die Richtigkeit und Gültigkeit von Finanzinformationen mithilfe eines internen Überprüfungsprozesses überprüfen. Dieser Prozess begrenzt häufig die Anzahl der Fehler bei der Grunddateneingabe und anderer unsinniger Informationen, die bei der Eingabe in das Buchhaltungsinformationssystem auftreten.
Unternehmen können sich für ein hybrides Rechnungslegungsinformationssystem entscheiden, das sowohl manuelle als auch computergestützte Rechnungslegungsprozesse umfasst. Bestimmte Arten von Geschäfts- oder Finanzinformationen wie Lieferantenrechnungen, Abrechnungszeitnachweise und vertragliche Vereinbarungen müssen möglicherweise von einem Buchhalter überprüft werden. Die Verwendung eines Hybridsystems kann einen besseren Überprüfungsprozess ermöglichen, da die Mitarbeiter des Rechnungswesens Finanzinformationen hinterfragen und Feedback einholen können, bevor sie Informationen in das Rechnungswesen eingeben. Der manuelle Überprüfungsprozess kann auch von der internen Kontrolle des Unternehmens verlangt werden. Diese internen Kontrollen stellen sicher, dass keine Informationen in die Buchhaltungssoftware eines Unternehmens eingegeben werden, die ungenau sind oder höhere finanzielle Verpflichtungen darstellen als zuvor angenommen.