Co je účetní informační systém?
Účetní informační systém je systém metod a procesů, které společnosti používají k udržování informací o obchodních nebo finančních transakcích. Historicky tento systém zahrnoval papírové knihy, časopisy a další finanční zprávy. Majitelé podniků a účetní byli zodpovědní za aktivní používání těchto účetních knih a časopisů k udržování přesných finančních záznamů při provozování jejich obchodních operací. Pokrok v oblasti informačních technologií umožnil společnostem transformovat tento účetní informační systém na automatizovaný proces pomocí počítačů, serverů a účetního softwaru.
Účetní cyklus je hnací silou ve většině podnikových účetních informačních systémů. Tento cyklus zahrnuje identifikaci a analýzu transakcí, vytváření a zaúčtování položek deníku do hlavní knihy, přípravu zkušebního zůstatku, vytvoření opravných položek, přípravu upraveného zkušebního zůstatku, vytváření finančních výkazů, uzavírání účtů se závěrečnými záznamy a generování konečného zkušebního zůstatku a účetní závěrka za účetní období. Tyto základní kroky pomáhají společnostem rozvíjet jejich účetní informační systém, ať už manuální nebo počítačový.
Účetní softwarové balíčky obvykle sestávají z několika různých modulů založených na tradičním manuálním účetním procesu. Moduly zahrnují obecné účetnictví, dlouhodobá aktiva, splatné účty, pohledávky, mzdy a další speciální moduly. Každý jednotlivý modul vytváří systém, ve kterém společnosti mohou přesouvat informace prostřednictvím kroků účetního cyklu. Schopnost přenášet tyto informace elektronicky může zlepšit přesnost a včasnost vykazování finančních informací společnosti.
Počítačové účetní systémy často vyžadují, aby se zaměstnanci společnosti více zaměřili na kontrolu informací získaných z různých obchodních oddělení než na zadávání obchodních údajů. Tento systém umožňuje jednotlivým účetním zpracovat více informací za kratší dobu než tradiční papírové knihy. Účetní software může mít také automatické interní záruky, které kontrolují přesnost a platnost finančních informací pomocí interního kontrolního procesu. Tento proces často omezuje množství základních chyb při zadávání dat a dalších nesmyslných informací při vstupu do účetního informačního systému.
Společnosti se mohou rozhodnout použít hybridní účetní informační systém zahrnující jak manuální, tak počítačové účetní procesy. Některé typy obchodních nebo finančních informací, jako jsou faktury dodavatele, výkazy mezd a smluvní dohody, bude možná muset účetní zkontrolovat. Použití hybridního systému může poskytnout lepší proces kontroly, protože účetní zaměstnanci mohou před zadáváním informací do účetního systému zpochybňovat finanční informace a hledat zpětnou vazbu. Proces manuální kontroly může vyžadovat také vnitřní kontrola společnosti. Tyto vnitřní kontroly zajišťují, že do účetního softwaru společnosti nejsou zadány žádné informace, které jsou nepřesné nebo představují vyšší finanční závazky, než se původně očekávalo.