Co to jest system informacji o rachunkowości?
System informacji księgowej to system metod i procesów wykorzystywanych przez firmy do przechowywania informacji związanych z transakcjami biznesowymi lub finansowymi. Historycznie system ten obejmował księgi papierowe, dzienniki i inne sprawozdania finansowe. Właściciele firm i księgowi byli odpowiedzialni za aktywne wykorzystywanie tych ksiąg rachunkowych i dzienników do prowadzenia dokładnych rejestrów finansowych podczas prowadzenia działalności gospodarczej. Postęp technologii informatycznej pozwolił firmom przekształcić ten system informacji księgowej w zautomatyzowany proces z wykorzystaniem komputerów, serwerów i oprogramowania księgowego.
Cykl księgowy jest siłą napędową większości systemów informacji księgowej w firmie. Cykl ten obejmuje identyfikację i analizę transakcji, tworzenie i księgowanie zapisów księgowych w księdze głównej, przygotowywanie bilansu próbnego, tworzenie dostosowywanych zapisów, przygotowywanie skorygowanego bilansu próbnego, tworzenie sprawozdań finansowych, finalizowanie kont z zamykaniem zapisów oraz generowanie końcowego bilansu próbnego i sprawozdania finansowe za okres obrachunkowy. Te podstawowe kroki pomagają firmom rozwijać system informacji księgowej, zarówno ręczny, jak i komputerowy.
Pakiety oprogramowania księgowego zwykle składają się z kilku różnych modułów opartych na tradycyjnym ręcznym procesie księgowym. Moduły obejmują rachunkowość ogólną, środki trwałe, zobowiązania, należności, listy płac i inne moduły specjalne. Każdy moduł tworzy system, w którym firmy mogą przenosić informacje przez etapy cyklu rozliczeniowego. Możliwość elektronicznego przesyłania tych informacji może poprawić dokładność i terminowość firmy w zakresie raportowania informacji finansowych.
Skomputeryzowane systemy księgowe często wymagają od pracowników firmy bardziej skupienia się na przeglądaniu informacji zebranych z różnych działów biznesowych niż na wprowadzaniu danych biznesowych. System ten pozwala indywidualnym księgowym przetwarzać więcej informacji w krótszym czasie niż tradycyjne księgi rachunkowe. Oprogramowanie księgowe może również mieć automatyczne wewnętrzne zabezpieczenia, które sprawdzają dokładność i ważność informacji finansowych przy użyciu wewnętrznego procesu przeglądu. Proces ten często ogranicza ilość podstawowych błędów wprowadzania danych i innych bezsensownych informacji przedostających się do systemu informacji księgowych.
Firmy mogą wybrać hybrydowy system informacji księgowej obejmujący zarówno ręczne, jak i skomputeryzowane procesy księgowe. Pewne rodzaje informacji biznesowych lub finansowych, takie jak faktury od dostawców, karty czasu pracy i umowy, mogą wymagać przeglądu przez księgowego. Korzystanie z systemu hybrydowego może zapewnić lepszy proces przeglądu, ponieważ pracownicy księgowi mogą kwestionować informacje finansowe i szukać informacji zwrotnych przed wprowadzeniem informacji do systemu księgowego. Proces kontroli ręcznej może również wymagać kontroli wewnętrznej firmy. Te wewnętrzne kontrole zapewniają, że do oprogramowania księgowego firmy nie są wprowadzane żadne informacje, które są niedokładne lub stanowią wyższe zobowiązania finansowe niż wcześniej oczekiwano.