Hva er et regnskapsinformasjonssystem?

Et regnskapsinformasjonssystem er systemet med metoder og prosesser selskaper bruker for å opprettholde informasjon relatert til forretningsmessige eller økonomiske transaksjoner. Historisk sett involverte dette systemet papirbøker, tidsskrifter og andre økonomiske rapporter. Bedriftseiere og regnskapsførere var ansvarlige for aktivt å bruke disse bokene og tidsskriftene for å føre nøyaktige økonomiske poster når de driver sin virksomhet. Utviklingen av informasjonsteknologi har gjort det mulig for selskaper å transformere dette regnskapsinformasjonssystemet til en automatisert prosess ved bruk av datamaskiner, servere og regnskapsprogramvare.

Regnskapssyklusen er en pådriver i de fleste selskapets regnskapsinformasjonssystemer. Denne syklusen inkluderer å identifisere og analysere transaksjoner, opprette og postere journalposter i hovedboken, utarbeide en prøvesaldo, lage justeringsposter, utarbeide en justert prøvebalanse, lage regnskap, avslutte kontoer med avsluttende poster og generere en endelig prøvebalanse og regnskap for regnskapsperioden. Disse grunnleggende trinnene hjelper selskaper å utvikle sitt regnskapsinformasjonssystem, enten det er manuelt eller datastyrt.

Regnskapsprogramvarepakker består vanligvis av flere forskjellige moduler basert på den tradisjonelle manuelle regnskapsprosessen. Moduler inkluderer generell bokføring, anleggsmidler, leverandørgjeld, kundefordringer, lønn og andre spesielle moduler. Hver individuelle modul oppretter et system der selskaper kan flytte informasjon gjennom regnskapssyklustrinnene. Evnen til å overføre denne informasjonen elektronisk kan forbedre selskapets nøyaktighet og aktualitet for rapportering av økonomisk informasjon.

Datastyrte regnskapssystemer krever ofte at ansatte i selskapet fokuserer mer på å gjennomgå informasjonen samlet fra forskjellige forretningsavdelinger i stedet for å legge inn forretningsdata. Dette systemet gjør det mulig for individuelle regnskapsførere å behandle mer informasjon på kortere tid enn tradisjonelle papirbøker. Regnskapsprogramvare kan også ha automatiske interne sikkerhetstiltak som kontrollerer nøyaktigheten og gyldigheten av økonomisk informasjon ved hjelp av en intern gjennomgangsprosess. Denne prosessen begrenser ofte mengden grunnleggende dataregistreringsfeil og annen nonsensisk informasjon fra å komme inn i regnskapsinformasjonssystemet.

Bedrifter kan velge å bruke et hybrid regnskapsinformasjonssystem som involverer både manuelle og datastyrte regnskapsprosesser. Enkelte typer forretnings- eller økonomisk informasjon, for eksempel leverandørfakturaer, timelister for lønn og kontraktsmessige avtaler, kan være nødvendig å gjennomgå av en regnskapsfører. Å bruke et hybridsystem kan gi en bedre gjennomgangsprosess siden regnskapsansatte kan stille spørsmål om økonomisk informasjon og søke tilbakemelding før de legger inn informasjon i regnskapssystemet. Den manuelle gjennomgangsprosessen kan også være nødvendig av selskapets interne kontroller. Disse interne kontrollene sikrer at ingen informasjon blir lagt inn i et selskaps regnskapsprogramvare som er unøyaktig eller representerer høyere økonomiske forpliktelser enn tidligere antatt.