Wat is een boekhoudinformatiesysteem?
Een boekhoudinformatiesysteem is het systeem van methoden en processen die bedrijven gebruiken om informatie met betrekking tot zakelijke of financiële transacties bij te houden. Historisch gezien betrof dit systeem papieren grootboeken, tijdschriften en andere financiële rapporten. Bedrijfseigenaren en accountants waren verantwoordelijk voor het actief gebruik van deze grootboeken en dagboeken om nauwkeurige financiële gegevens bij te houden bij het uitvoeren van hun bedrijfsactiviteiten. De vooruitgang van informatietechnologie heeft bedrijven in staat gesteld dit boekhoudinformatiesysteem om te zetten in een geautomatiseerd proces met behulp van computers, servers en boekhoudsoftware.
De boekhoudcyclus is een drijvende kracht in de boekhoudinformatiesystemen van de meeste bedrijven. Deze cyclus omvat het identificeren en analyseren van transacties, het creëren en boeken van journaalboekingen naar het grootboek, het opstellen van een proefbalans, het maken van aanpassingsboekingen, het opstellen van een aangepast proefbalans, het creëren van financiële overzichten, het afronden van rekeningen met afsluitingsboekingen, en het genereren van een definitieve proefbalans en jaarrekening voor de boekhoudperiode. Deze basisstappen helpen bedrijven bij het ontwikkelen van hun boekhoudinformatiesysteem, handmatig of geautomatiseerd.
Boekhoudsoftwarepakketten bestaan meestal uit verschillende modules op basis van het traditionele handmatige boekhoudproces. Modules omvatten algemene boekhouding, vaste activa, crediteuren, debiteuren, salarisadministratie en andere speciale modules. Elke individuele module creëert een systeem waar bedrijven informatie door de stappen van de boekhoudcyclus kunnen verplaatsen. De mogelijkheid om deze informatie elektronisch over te dragen, kan de nauwkeurigheid en tijdigheid van het bedrijf voor het rapporteren van financiële informatie verbeteren.
Geautomatiseerde boekhoudsystemen vereisen vaak dat werknemers van het bedrijf zich meer richten op het beoordelen van de informatie die is verzameld van verschillende bedrijfsafdelingen in plaats van het invoeren van bedrijfsgegevens. Met dit systeem kunnen individuele accountants in minder tijd meer informatie verwerken dan traditionele papieren grootboeken. Boekhoudsoftware kan ook automatische interne beveiligingen hebben die de nauwkeurigheid en geldigheid van financiële informatie controleren met behulp van een intern beoordelingsproces. Dit proces beperkt vaak het aantal elementaire fouten bij het invoeren van gegevens en andere onzinnige informatie bij het invoeren van het boekhoudsysteem.
Bedrijven kunnen ervoor kiezen om een hybride boekhoudinformatiesysteem te gebruiken dat zowel handmatige als geautomatiseerde boekhoudprocessen omvat. Bepaalde soorten zakelijke of financiële informatie, zoals facturen van leveranciers, salarisstaten en contractuele overeenkomsten, moeten mogelijk door een accountant worden gecontroleerd. Het gebruik van een hybride systeem kan een beter beoordelingsproces bieden, omdat boekhoudkundige medewerkers financiële informatie kunnen vragen en feedback kunnen vragen voordat ze informatie in het boekhoudsysteem invoeren. Het handmatige beoordelingsproces kan ook vereist zijn door de interne controles van het bedrijf. Deze interne controles zorgen ervoor dat er geen informatie in de boekhoudsoftware van een bedrijf wordt ingevoerd die onnauwkeurig is of hogere financiële verplichtingen vertegenwoordigt dan eerder werd verwacht.