¿Qué es un registro contable?
Un registro contable es cualquier tipo de documento electrónico o impreso que proporciona información sobre el estado financiero de un individuo o entidad. Los registros de este tipo se utilizan para crear registros contables más detallados, como libros de contabilidad, diarios y otros tipos de libros contables. La función principal de estos documentos es crear un historial preciso de todas las transacciones financieras relacionadas con un período de tiempo determinado, incluidos los ingresos recibidos y los desembolsos realizados por los gastos relevantes. Junto con las transacciones monetarias, estos libros de cuentas también permiten determinar el saldo entre activos y pasivos.
Se incluyen varios documentos como parte del proceso de preparación y mantenimiento de libros de registros contables. Las facturas emitidas por una empresa son uno de los documentos fundamentales que se anotan y rastrean en los libros de contabilidad y revistas. Las facturas permiten realizar un seguimiento de los ingresos potenciales que la empresa puede anticipar razonablemente. Al ingresar las facturas y los montos de las facturas en los libros de contabilidad, es mucho más fácil aplicar cheques u otras formas de pago que los clientes remiten cuando y cuando llegan y están preparados para depositarlos en una cuenta bancaria.
Las facturas relacionadas con las compras realizadas por una empresa también son esenciales para mantener libros de registros contables precisos. Al igual que con las facturas emitidas por una empresa, las que se reciben deben registrarse en los registros de cuentas por pagar, lo que facilita establecer un cronograma para emitir el pago de esas facturas. El cheque o la forma de pago que se utiliza para liquidar el saldo de esas facturas también se considera un registro contable y, por lo general, se anota dentro de las cuentas por pagar junto con la factura correspondiente.
Todas las transacciones monetarias relacionadas con la operación del negocio se consideran registros contables de un tipo u otro. Tanto las copias manuales como las electrónicas se guardan en el archivo, lo que hace que sea mucho más fácil verificar las entradas del diario y garantizar que todos los registros estén en el orden correcto. Cuando se siguen los principios de contabilidad generalmente aceptados, es mucho más fácil recuperar registros adecuados de activos, registros de pasivos y cualquier subgrupo de esos registros que se relacionan con cualquier transacción de cuentas por pagar o por cobrar.
Mantener libros de registro contables precisos de alguna forma a menudo se requiere para fines fiscales. Esto es cierto tanto para las personas como para las empresas. No mantener copias de los documentos de respaldo esenciales a menudo puede crear problemas si se llama a una auditoría fiscal, y puede dar lugar a ciertas deducciones que se rechazan por falta de documentación. Por esta razón, muchas personas y empresas utilizan el software de contabilidad para mantener todas las entradas en orden, al tiempo que mantienen copias de cheques, facturas y otros documentos de respaldo que respaldan las entradas realizadas en los libros de contabilidad.