会計記録とは何ですか？

会計記録は、個人またはエンティティの財務状況に関する情報を提供する、あらゆる種類の電子文書またはハードコピー文書です。 このタイプのレコードは、元帳、ジャーナル、その他のタイプの会計帳簿など、より詳細な会計レコードを作成するために使用されます。 これらの文書の主な機能は、受け取った収入や関連費用の支払いなど、特定の期間に関連するすべての金融取引の正確な履歴を作成することです。 お金の取引に加えて、これらの会計帳簿は、資産と負債のバランスを決定することも可能にします。

会計記録簿の準備と維持のプロセスの一部として、多くの文書が含まれています。 企業によって発行された請求書は、台帳およびジャーナルで記録され、追跡される基本的な文書の1つです。 請求書により、ビジネスが合理的に予測できる潜在的な収入を追跡することができます。 会計帳簿に請求書と請求書の金額を入力することにより、顧客が到着したときに送金し、銀行口座に入金する準備ができている小切手またはその他の支払い方法を適用するのがはるかに簡単になります。

企業が行った購入に関連する請求書も、正確な会計記録簿を維持するために不可欠です。 企業が発行する請求書と同様に、受け取った請求書は買掛金レコードにログインする必要があり、これらの請求書の支払いを発行するスケジュールを簡単に確立できます。 これらの請求書の残高を決済するために使用される小切手または支払方法も会計記録と見なされ、通常、適切な請求書と併せて買掛金勘定に記載されます。

事業の運営に関係するすべての金銭取引は、何らかのタイプの会計記録と見なされます。 手動コピーと電子コピーの両方がファイルに保存されるため、ジャーナルエントリを確認し、すべての記録が適切な順序になっていることを確認しやすくなります。 一般に認められた会計原則に従うと、資産の適切な記録、負債の記録、および買掛金または売掛金取引に関連するこれらの記録のサブグループを取得するのがはるかに簡単になります。

多くの場合、税務上、正確な会計記録簿を何らかの形で維持する必要があります。 これは個人と企業の両方に当てはまります。 重要な裏付け文書のコピーの維持に失敗すると、税務調査が呼び出された場合に問題が生じることが多く、文書の不足により特定の控除が許可されない場合があります。 このため、多くの個人や企業は会計ソフトウェアを使用してすべてのエントリを整理し、会計帳簿に作成されたエントリをバックアップする小切手、請求書、およびその他のサポート文書のコピーも保持します。