Wat is een boekhoudkundige record?
Een boekhoudrecord is elk type elektronisch of papieren document dat informatie geeft over de financiële status van een persoon of entiteit. Records van dit type worden gebruikt om gedetailleerdere boekhoudrecords te maken, zoals grootboeken, dagboeken en andere soorten boekhoudboeken. De belangrijkste functie van deze documenten is het creëren van een nauwkeurige geschiedenis van alle financiële transacties met betrekking tot een bepaalde periode, inclusief ontvangen inkomsten en betalingen voor relevante uitgaven. Samen met geldtransacties maken deze rekeningboeken het ook mogelijk om het evenwicht tussen activa en passiva te bepalen.
Een aantal documenten is opgenomen als onderdeel van het proces van het opstellen en bijhouden van boekhoudkundige administratie. Facturen uitgegeven door een bedrijf zijn een van de fundamentele documenten die worden genoteerd en bijgehouden in grootboeken en tijdschriften. De facturen maken het mogelijk om potentiële inkomsten bij te houden waarop het bedrijf redelijkerwijs kan anticiperen. Door de facturen en de factuurbedragen in de boekhouding in te voeren, is het veel eenvoudiger om cheques of andere vormen van betaling toe te passen die door klanten worden overgemaakt wanneer en wanneer ze aankomen en zijn voorbereid voor storting op een bankrekening.
Facturen die betrekking hebben op aankopen die door een bedrijf zijn gedaan, zijn ook essentieel voor het bijhouden van nauwkeurige boekhoudrecords. Net als bij de facturen die zijn uitgegeven door een bedrijf, moeten de ontvangen facturen worden vastgelegd in de crediteurenadministratie, waardoor het eenvoudiger wordt om een schema op te stellen voor de betaling van die facturen. De cheque of betalingswijze die wordt gebruikt om het saldo op die facturen te verrekenen, wordt ook beschouwd als een boekhouding en wordt meestal genoteerd in de te betalen rekeningen in combinatie met de juiste factuur.
Alle monetaire transacties die betrekking hebben op de bedrijfsvoering worden beschouwd als een boekhouding van het ene of het andere type. Zowel handmatige als elektronische kopieën worden bewaard, waardoor het eenvoudiger wordt om journaalboekingen te controleren en ervoor te zorgen dat alle records in de juiste volgorde staan. Wanneer algemeen aanvaarde boekhoudprincipes worden gevolgd, is het veel gemakkelijker om een juiste administratie van activa, records van passiva en elke subgroep van die records op te halen die betrekking hebben op een transactie met schulden of vorderingen.
Het bijhouden van nauwkeurige boekhoudkundige archieven in een of andere vorm is vaak vereist voor belastingdoeleinden. Dit geldt zowel voor particulieren als voor bedrijven. Het niet bijhouden van kopieën van essentiële ondersteunende documenten kan vaak problemen veroorzaken als een belastingaudit wordt opgeroepen, en kan ertoe leiden dat bepaalde inhoudingen worden geweigerd wegens gebrek aan documentatie. Om deze reden maken veel particulieren en bedrijven gebruik van boekhoudsoftware om alle boekingen op orde te houden, terwijl ze ook kopieën van cheques, facturen en andere ondersteunende documenten bewaren ter ondersteuning van de boekingen in de boekhoudboeken zelf.