O que é um registro contábil?
Um registro contábil é qualquer tipo de documento eletrônico ou de cópia impressa que forneça informações sobre o status financeiro de um indivíduo ou entidade. Os registros desse tipo são usados para criar registros contábeis mais detalhados, como livros, periódicos e outros tipos de livros de contabilidade. A principal função desses documentos é criar um histórico preciso de todas as transações financeiras relacionadas a um determinado período de tempo, incluindo renda recebida e desembolsos feitos para despesas relevantes. Juntamente com as transações de dinheiro, esses livros de conta também possibilitam determinar o equilíbrio entre ativos e passivos.
Vários documentos estão incluídos como parte do processo de preparação e manutenção de livros de registros contábeis. As faturas emitidas por uma empresa são um dos documentos fundamentais que são anotados e rastreados em livros e periódicos. As faturas possibilitam acompanhar a receita potencial que pode ser razoavelmente prevista pelo negócio.Ao inserir as faturas e os valores da fatura nos livros de contabilidade, é muito mais fácil aplicar cheques ou outros formulários de pagamento que são remetidos pelos clientes quando e quando chegam e estão preparados para depósito em uma conta bancária.
As faturas relacionadas às compras feitas por uma empresa também são essenciais para manter livros de registros contábeis precisos. Assim como as faturas emitidas por uma empresa, as que são recebidas devem ser registradas nos registros de contas a pagar, facilitando o estabelecimento de um cronograma para a emissão de pagamento para essas faturas. O cheque ou o modo de pagamento usado para liquidar o saldo nessas faturas também é considerado um registro contábil e geralmente é observado nas contas pagáveis em conjunto com a fatura apropriada.
Todas as transações monetárias envolvidas com a operação dos negócios são consideradas registros contábeis de um tipoou outro. Cópias manuais e eletrônicas são mantidas em arquivo, facilitando muito a verificar as entradas do diário e garantir que todos os registros estejam em ordem adequada. Quando os princípios contábeis geralmente aceitos são seguidos, é muito mais fácil recuperar registros adequados de ativos, registros de passivos e qualquer subgrupo daqueles registros relacionados a qualquer transação a pagar ou recebíveis.
Manter livros de registros contábeis precisos de alguma forma são frequentemente necessários para fins fiscais. Isso é verdade para indivíduos e empresas. A falha em manter cópias de documentos essenciais de suporte geralmente pode criar problemas se uma auditoria tributária for chamada e pode levar a certas deduções a serem permitidas por falta de documentação. Por esse motivo, muitos indivíduos e empresas fazem uso de software contábil para manter todas as entradas em ordem, além de manter cópias de cheques, faturas e outros documentos de suporte que fazem backup das entradas feitas nos próprios livros contábeis.