O que é um registro contábil?
Um registro contábil é qualquer tipo de documento eletrônico ou impresso que fornece informações sobre o status financeiro de um indivíduo ou entidade. Registros desse tipo são usados para criar registros contábeis mais detalhados, como livros contábeis, diários e outros tipos de livros contábeis. A principal função desses documentos é criar um histórico preciso de todas as transações financeiras relacionadas a um determinado período de tempo, incluindo as receitas recebidas e os desembolsos efetuados para despesas relevantes. Juntamente com as transações em dinheiro, esses livros de contas também permitem determinar o saldo entre ativos e passivos.
Vários documentos estão incluídos como parte do processo de preparação e manutenção de livros de registros contábeis. As faturas emitidas por uma empresa são um dos documentos fundamentais que são anotados e rastreados em livros e revistas. As faturas possibilitam acompanhar a receita potencial que pode ser antecipada razoavelmente pelos negócios. Ao inserir as faturas e os valores da fatura nos livros contábeis, é muito mais fácil aplicar cheques ou outras formas de pagamento que são remetidas pelos clientes quando e quando chegam e são preparadas para serem depositadas em uma conta bancária.
As faturas relacionadas às compras feitas por uma empresa também são essenciais para manter registros contábeis precisos. Assim como as faturas emitidas por uma empresa, as recebidas devem estar registradas nos registros de contas a pagar, facilitando o estabelecimento de uma programação para a emissão de pagamento para essas faturas. O cheque ou modo de pagamento usado para liquidar o saldo dessas faturas também é considerado um registro contábil e geralmente é anotado nas contas a pagar em conjunto com a fatura apropriada.
Todas as transações monetárias envolvidas com a operação do negócio são consideradas registros contábeis de um tipo ou de outro. As cópias manual e eletrônica são mantidas em arquivo, facilitando a verificação dos lançamentos no diário e assegurando que todos os registros estejam em ordem adequada. Quando os princípios contábeis geralmente aceitos são seguidos, é muito mais fácil recuperar registros adequados de ativos, registros de passivos e qualquer subgrupo desses registros relacionados a qualquer transação de contas a pagar ou receber.
A manutenção de registros contábeis precisos de alguma forma geralmente é necessária para fins fiscais. Isso é verdade tanto para indivíduos quanto para empresas. A falha em manter cópias de documentos de suporte essenciais geralmente pode criar problemas se uma auditoria fiscal for chamada e levar a que certas deduções não sejam permitidas por falta de documentação. Por esse motivo, muitas pessoas e empresas usam o software de contabilidade para manter todas as entradas em ordem, além de manter cópias de cheques, faturas e outros documentos de apoio que fazem backup das entradas feitas nos próprios livros contábeis.