O que é um registro de ativos?
Um registro de ativos é um método usado na contabilidade para rastrear os ativos de um indivíduo ou organização. Esse registro pode conter uma lista completa de todos os ativos de propriedade, incluindo investimentos e ativos intangíveis. O tipo mais comum de registro de ativos é provavelmente um registro de ativos fixos (FAR), que rastreia apenas ativos fixos.
Ativos fixos são aqueles que consistem em bens, equipamentos, propriedade intelectual e outros itens de grande valor. Isso inclui terrenos, edifícios, máquinas e veículos. Propriedade intelectual refere-se a ativos que não são tangíveis, incluindo patentes, direitos autorais, marcas comerciais e ágio. Embora um registro de ativos atuais contenha itens como suprimentos, ativos pré-pagos e caixa disponível, apenas os ativos que fazem parte padrão das atividades de depreciação de uma organização são incluídos no FAR.
Quando um registro de ativos é criado, uma organização usa uma abordagem sistemática, com os ativos listados em ordem alfabética ou, talvez, por local. Qualquer que seja o método escolhido, muitas vezes é necessário um sistema de rotulagem. Isso consiste em rotular ativos com números fáceis de ler. Esses números também são listados no registro de ativos para facilitar a determinação da localização física dos ativos. Quando as empresas possuem um grande número de ativos diferentes, rotulá-los é vital nos processos de verificação de ativos.
Um objetivo de um registro de ativos é simplificar a manutenção de registros. O documento se torna uma referência para fins comerciais e para rastreamento de ativos. Um registro de ativos também é usado para fins de depreciação. Quando as organizações calculam a depreciação para ativos fixos, o registro é atualizado. Ele oferece uma lista completa em um local de todos os ativos, o que fornece uma maneira fácil para os contadores encontrarem informações sobre os ativos e seus valores.
Um registro de ativos é particularmente útil quando uma empresa calcula a depreciação. Essa é uma parte padrão da contabilidade na qual uma parte do valor de cada ativo é contabilizada como despesa por um período especificado. A depreciação é geralmente calculada anualmente para fins de impostos e seguros. Um FAR contém o nome de cada ativo e o valor contábil do ativo. O valor contábil de um ativo é o valor original do ativo menos o valor total depreciado.
A maioria das organizações usa um programa de software projetado especificamente para rastrear ativos. Um programa de software ajuda a organizar a lista de ativos e é criado exclusivamente para permitir que os contadores rastreiem cada ativo e o valor de cada um. Outras organizações rastreiam ativos por meio de um programa de planilha ou de um modelo de registro de ativos.
Registros de ativos também são benéficos para o rastreamento de ativos. As organizações ocasionalmente fazem inventário para verificar a existência de todos os ativos. O registro de ativos, portanto, deve conter todos os ativos que a empresa possui. Um funcionário corresponde cada item no registro ao ativo real de propriedade.
Os auditores também usam registros de ativos como parte dos procedimentos padrão de auditoria. É vital nas organizações que o registro de ativos seja completamente preciso. Os auditores verificam a existência de ativos usando métodos aleatórios. Quando isso ocorre, o auditor escolhe um ativo fora da lista e inspeciona fisicamente o ativo. Esse processo de verificação é usado para garantir que os livros contábeis da organização sejam precisos.