Hvad er et aktivregister?
Et aktivregister er en metode, der bruges til regnskabsføring til at spore en persons eller organisations aktiver. Et sådant register kan indeholde en komplet liste over alle ejede aktiver, herunder investeringer og immaterielle aktiver. Den mest almindelige type aktivregister er sandsynligvis et anlægsregister (FAR), der kun sporer anlægsaktiver.
Anlægsaktiver er sådanne, der består af ejendom, udstyr, intellektuel ejendomsret og andre goder. Dette inkluderer jord, bygninger, maskiner og køretøjer. Intellektuel ejendom henviser til aktiver, der ikke er håndgribelige, herunder patenter, ophavsret, varemærker og goodwill. Mens et register over omsætningsaktiver indeholder elementer som forsyninger, forudbetalte aktiver og kontanter til rådighed, er kun aktiver, der er en standard del af en organisations afskrivningsaktiviteter, inkluderet i en FAR.
Når der oprettes et aktivregister, bruger en organisation en systematisk tilgang med aktiver opført i alfabetisk rækkefølge eller måske efter placering. Uanset hvilken metode der vælges, kræves der ofte et mærkningssystem. Dette består af mærkning af aktiver med letlæsbare numre. Disse numre er også anført i aktivregistret for at gøre det lettere at bestemme den fysiske placering af aktiverne. Når virksomheder ejer et stort antal forskellige aktiver, er mærkning af aktiverne afgørende i aktiveringsverifikationsprocesserne.
Et formål med et aktivregister er at forenkle registrering. Dokumentet bliver en reference til forretningsformål og til sporing af aktiver. Et aktivregister bruges også til afskrivningsformål. Når organisationer beregner afskrivninger for anlægsaktiver, opdateres registeret. Det tilbyder en komplet fortegnelse på et sted med alle aktiver, hvilket giver en nem måde for regnskabsfolk at finde information om aktiverne og deres værdier.
Et aktivregister er især nyttigt, når et firma beregner afskrivninger. Dette er en standarddel i regnskabet, hvor en del af hvert aktivs værdi udgiftsføres i en specificeret periode. Afskrivninger beregnes normalt årligt til skatte- og forsikringsformål. En FAR indeholder navnet på hvert aktiv og aktivets bogførte værdi. Den bogførte værdi af et aktiv er aktivets oprindelige værdi minus det samlede afskrevne beløb.
De fleste organisationer bruger et softwareprogram, der er specifikt designet til at spore aktiver. Et softwareprogram hjælper med at organisere aktivelisten og oprettes unikt for at give regnskabsførere mulighed for at spore hvert aktiv og værdien af hver. Andre organisationer sporer aktiver gennem et regnearksprogram eller en aktivregistreringsskabelon.
Aktiveregistre er også gavnlige for sporing af aktiver. Organisationer tager lejlighedsvis lager for at verificere eksistensen af alle aktiver. Aktiveregisteret bør derfor indeholde ethvert aktiv, som virksomheden ejer. En medarbejder matcher hvert element i registret til det faktiske ejede aktiv.
Revisorer bruger også aktivregistre som en del af standardrevisionsprocedurer. Det er vigtigt i organisationer, at aktivregistret er fuldstændigt nøjagtigt. Revisorer verificerer eksistensen af aktiver ved hjælp af tilfældige metoder. Når dette sker, vælger revisor et aktiv fra listen og inspicerer fysisk aktivet. Denne bekræftelsesproces bruges til at sikre, at organisationens regnskabsbøger er nøjagtige.