Co to jest rejestr aktywów?
Rejestr aktywów jest metodą stosowaną w rachunkowości do śledzenia aktywów osoby lub organizacji. Taki rejestr może zawierać pełną listę wszystkich posiadanych aktywów, w tym inwestycji i wartości niematerialnych. Najpopularniejszym rodzajem rejestru środków trwałych jest prawdopodobnie rejestr środków trwałych (FAR), który śledzi tylko środki trwałe.
Środki trwałe to takie, które składają się z mienia, sprzętu, własności intelektualnej i innych przedmiotów o dużej wartości. Dotyczy to gruntów, budynków, maszyn i pojazdów. Własność intelektualna odnosi się do aktywów niematerialnych, w tym patentów, praw autorskich, znaków towarowych i wartości firmy. Chociaż rejestr aktywów obrotowych zawierałby takie pozycje, jak zapasy, aktywa przedpłacone i środki pieniężne w kasie, tylko aktywa, które są standardową częścią działań amortyzacji organizacji, są uwzględnione w FAR.
Podczas tworzenia rejestru zasobów organizacja stosuje systematyczne podejście, przy czym zasoby są wymienione w kolejności alfabetycznej lub być może według lokalizacji. Niezależnie od wybranej metody, często wymagany jest system etykietowania. Polega to na oznaczaniu zasobów łatwymi do odczytania numerami. Liczby te są również wymienione w rejestrze zasobów, aby ułatwić fizyczną lokalizację zasobów. Gdy firmy są właścicielami wielu różnych aktywów, ich oznaczanie ma kluczowe znaczenie w procesach weryfikacji aktywów.
Jednym z celów rejestru aktywów jest uproszczenie prowadzenia dokumentacji. Dokument staje się odniesieniem do celów biznesowych i śledzenia zasobów. Rejestr aktywów służy również do celów amortyzacji. Gdy organizacje obliczają amortyzację środków trwałych, rejestr jest aktualizowany. Oferuje pełną listę w jednym miejscu wszystkich aktywów, co zapewnia księgowym łatwy sposób na znalezienie informacji na temat aktywów i ich wartości.
Rejestr aktywów jest szczególnie pomocny, gdy firma oblicza amortyzację. Jest to standardowa część rachunkowości, w której część wartości każdego składnika aktywów jest wydatkowana na określony okres. Amortyzacja jest zazwyczaj obliczana corocznie dla celów podatkowych i ubezpieczeniowych. FAR zawiera nazwę każdego zasobu i jego wartość księgową. Wartość księgowa środka to pierwotna wartość środka pomniejszona o całkowitą amortyzację.
Większość organizacji korzysta z oprogramowania zaprojektowanego specjalnie do śledzenia zasobów. Oprogramowanie pomaga uporządkować listę zasobów i jest tworzone w unikalny sposób, aby umożliwić księgowym śledzenie każdego zasobu i jego wartości. Inne organizacje śledzą zasoby za pomocą programu arkusza kalkulacyjnego lub szablonu rejestru zasobów.
Rejestry zasobów są również korzystne dla śledzenia zasobów. Organizacje czasami dokonują inwentaryzacji, aby zweryfikować istnienie wszystkich zasobów. Rejestr aktywów powinien zatem zawierać wszystkie aktywa, które firma posiada. Pracownik dopasowuje każdą pozycję w rejestrze do faktycznego posiadanego zasobu.
Audytorzy wykorzystują również rejestry aktywów jako część standardowych procedur kontroli. W organizacjach istotne jest, aby rejestr aktywów był całkowicie dokładny. Audytorzy weryfikują istnienie zasobów przy użyciu metod losowych. W takim przypadku biegły rewident wybiera zasób z listy i fizycznie sprawdza zasób. Ten proces weryfikacji służy do zapewnienia dokładności ksiąg rachunkowych organizacji.