Wat is een activaregister?

Een activaregister is een methode die in de boekhouding wordt gebruikt om de activa van een persoon of organisatie te volgen. Een dergelijk register kan een volledige lijst bevatten van alle bezittingen, inclusief investeringen en immateriële activa. Het meest voorkomende type activaregister is waarschijnlijk een vast activaregister (FAR), dat alleen vaste activa volgt.

Vaste activa zijn die welke bestaan ​​uit eigendom, uitrusting, intellectueel eigendom en andere items van grote waarde. Dit omvat land, gebouwen, machines en voertuigen. Intellectuele eigendom verwijst naar activa die niet tastbaar zijn, waaronder patenten, auteursrechten, handelsmerken en goodwill. Terwijl een actueel activaregister items zou bevatten zoals benodigdheden, vooruitbetaalde activa en contant geld, zijn alleen activa die standaard deel uitmaken van de afschrijvingsactiviteiten van een organisatie opgenomen in een FAR.

Wanneer een activaregister wordt gemaakt, gebruikt een organisatie een systematische aanpak, met activa in alfabetische volgorde of, misschien, per locatie. Welke methode ook wordt gekozen, een etiketteringssysteem is vaak vereist. Dit bestaat uit het labelen van items met gemakkelijk te lezen nummers. Deze nummers worden ook vermeld in het activaregister om het gemakkelijker te maken de fysieke locatie van de activa te bepalen. Wanneer bedrijven een groot aantal verschillende activa bezitten, is het labelen van de activa van vitaal belang in het proces van activumverificatie.

Een doel van een activaregister is om de administratie te vereenvoudigen. Het document wordt een referentie voor zakelijke doeleinden en voor het volgen van activa. Een activaregister wordt ook gebruikt voor afschrijvingsdoeleinden. Wanneer organisaties de afschrijving voor vaste activa berekenen, wordt het register bijgewerkt. Het biedt een complete lijst op één locatie van alle activa, waardoor accountants op een gemakkelijke manier informatie kunnen vinden over de activa en hun waarden.

Een activaregister is met name handig wanneer een bedrijf afschrijvingen berekent. Dit is een standaardonderdeel van de boekhouding waarin een deel van de waarde van elk actief gedurende een bepaalde periode wordt opgenomen. Afschrijvingen worden doorgaans jaarlijks berekend voor belasting- en verzekeringsdoeleinden. Een FAR bevat de naam van elk activum en de boekwaarde van het activum. De boekwaarde van een actief is de oorspronkelijke waarde van het actief minus het totaal afgeschreven bedrag.

De meeste organisaties gebruiken een softwareprogramma dat speciaal is ontworpen om middelen bij te houden. Een softwareprogramma helpt bij het ordenen van de activalijst en is uniek gemaakt om accountants in staat te stellen elk activum en de waarde van elk activum bij te houden. Andere organisaties volgen activa via een spreadsheetprogramma of een activaregistersjabloon.

Activaregisters zijn ook nuttig voor het volgen van activa. Organisaties maken af ​​en toe inventaris om het bestaan ​​van alle activa te verifiëren. Het activaregister moet daarom elk actief bevatten dat de onderneming bezit. Een medewerker koppelt elk item in het register aan het werkelijke bezit.

Accountants gebruiken ook activaregisters als onderdeel van standaardcontroleprocedures. Het is van vitaal belang in organisaties dat het activaregister volledig nauwkeurig is. Accountants verifiëren het bestaan ​​van activa met behulp van willekeurige methoden. Wanneer dit gebeurt, kiest de auditor een actief uit de lijst en inspecteert het actief fysiek. Dit verificatieproces wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat de boekhouding van de organisatie nauwkeurig is.