Hvad er en regnskabspost?
En regnskabsmæssig registrering er enhver form for elektronisk eller papirkopi, der giver oplysninger om den enkeltes eller enheds økonomiske status. Optegnelser af denne type bruges til at oprette mere detaljerede regnskabsposter, så som hovedbøger, tidsskrifter og andre typer regnskabsbøger. Hovedfunktionen med disse dokumenter er at skabe en nøjagtig historie over alle økonomiske transaktioner i forbindelse med en given periode, inklusive modtagne indtægter samt udbetalinger for relevante udgifter. Sammen med pengetransaktioner gør disse kontobøger det også muligt at bestemme balancen mellem aktiver og forpligtelser.
Et antal dokumenter er inkluderet som en del af processen med at udarbejde og vedligeholde regnskabsmateriale. Fakturaer udstedt af en virksomhed er et af de grundlæggende dokumenter, der noteres og spores i hovedbøger og tidsskrifter. Fakturaerne gør det muligt at holde styr på potentielle indtægter, der med rimelighed kan forventes af virksomheden. Ved at indtaste fakturaer og fakturabeløb i regnskabsbøgerne er det meget lettere at anvende checks eller andre betalingsformer, som kunderne overfører, når og når de ankommer og er klar til indbetaling på en bankkonto.
Fakturaer, der vedrører køb foretaget af en virksomhed, er også vigtige for at opretholde nøjagtige regnskabsbøger. Som med de fakturaer, der er udstedt af en virksomhed, skal de, der modtages, være logget på de regnskabsafgørelser, der gør det lettere at etablere en tidsplan for udstedelse af betaling for disse fakturaer. Den check eller betalingsmåde, der bruges til at afregne saldoen på disse fakturaer, betragtes også som en regnskabsmæssig registrering og noteres normalt inden for de konti, der skal betales sammen med den relevante faktura.
Alle monetære transaktioner, der er involveret i driften af virksomheden, betragtes som regnskabsmæssige poster af en eller anden type. Både manuelle og elektroniske kopier opbevares, hvilket gør det meget nemmere at kontrollere journalposter og sikre, at alle poster er i korrekt orden. Når almindeligt accepterede regnskabsprincipper følges, er det meget lettere at hente korrekte poster over aktiver, poster over forpligtelser og enhver undergruppe af disse poster, der vedrører enhver gæld eller transaktion med tilgodehavender.
Opretholdelse af nøjagtige regnskabsbøger i en eller anden form er ofte påkrævet til skatteformål. Dette gælder både for enkeltpersoner såvel som for virksomheder. Manglende vedligeholdelse af kopier af væsentlige underlagsdokumenter kan ofte oprette problemer, hvis der opfordres til en skatterevision, og det kan føre til, at visse fradrag afvises på grund af manglende dokumentation. Af denne grund bruger mange enkeltpersoner og virksomheder bogføringssoftware til at holde alle poster i orden, mens de også holder kopier af kontroller, fakturaer og andre underlagsdokumenter, der sikkerhedskopierer posterne, der er foretaget i regnskabsbøgerne.