Hva er en regnskapsføring?
En regnskapsføring er enhver type elektronisk eller papirkopi som gir informasjon om den enkeltes eller enhetens økonomiske status. Oppføringer av denne typen brukes til å lage mer detaljerte regnskapsposter, for eksempel hovedbok, tidsskrifter og andre typer regnskapsbøker. Hovedfunksjonen til disse dokumentene er å lage en nøyaktig historie over alle økonomiske transaksjoner relatert til en gitt tidsperiode, inkludert mottatte inntekter samt utbetalinger for relevante utgifter. Sammen med pengetransaksjoner gjør disse kontoene det også mulig å bestemme balansen mellom eiendeler og forpliktelser.
En rekke dokumenter er inkludert som en del av prosessen med å utarbeide og vedlikeholde regnskapsbøker. Fakturaer utstedt av en virksomhet er et av de grunnleggende dokumentene som blir notert og sporet i hovedbok og tidsskrifter. Fakturaene gjør det mulig å holde oversikt over potensielle inntekter som rimelig kan forventes av virksomheten. Ved å legge inn fakturaer og fakturabeløp i regnskapsbøkene, er det mye lettere å bruke sjekker eller andre betalingsformer som blir overført av kunder når og når de ankommer og er forberedt på innskudd på en bankkonto.
Fakturaer som angår kjøp gjort av en virksomhet er også viktige for å opprettholde nøyaktige regnskapsbøker. I likhet med fakturaene som er utstedt av en virksomhet, må de som er mottatt, logges inn i regnskapene som skal betales, noe som gjør det lettere å etablere en tidsplan for utstedelse av betaling for disse fakturaene. Sjekken eller betalingsmåten som brukes til å avregne saldoen på disse fakturaene, blir også betraktet som en regnskapsmessig registrering, og blir vanligvis notert i regnskapet som skal betales sammen med den aktuelle fakturaen.
Alle monetære transaksjoner som er involvert i driften av virksomheten, regnes som regnskapsmateriell av en eller annen type. Både manuelle og elektroniske kopier oppbevares, noe som gjør det mye enklere å sjekke journalposter og sikre at alle poster er i riktig rekkefølge. Når generelt aksepterte regnskapsprinsipper følges, er det mye enklere å hente ut riktige poster over eiendeler, poster over forpliktelser og hvilken som helst undergruppe av disse postene som har tilknytning til eventuelle gjeld eller fordringer.
Det er ofte nødvendig å opprettholde nøyaktige regnskapsbøker i en eller annen form for skatteformål. Dette gjelder både for enkeltpersoner og for bedrifter. Unnlatelse av å opprettholde kopier av essensielle støttedokumenter kan ofte opprette problemer hvis det kalles en skatterevisjon, og kan føre til at visse fradrag ikke tillates på grunn av manglende dokumentasjon. Av denne grunn bruker mange enkeltpersoner og virksomheter regnskapsprogramvare for å holde alle oppføringer i orden, mens de også holder kopier av sjekker, fakturaer og andre støttedokumenter som sikkerhetskopierer oppføringene som er gjort i regnskapsbøkene selv.