Co je to účetní záznam?
Účetním záznamem je jakýkoli typ elektronického nebo tištěného dokumentu, který poskytuje informace o finančním stavu jednotlivce nebo subjektu. Záznamy tohoto typu se používají k vytváření podrobnějších účetních záznamů, jako jsou účetní knihy, časopisy a další typy účetních knih. Hlavní funkcí těchto dokumentů je vytvořit přesnou historii všech finančních transakcí souvisejících s daným časovým obdobím, včetně přijatých příjmů a výplat za příslušné výdaje. Spolu s peněžními transakcemi umožňují tyto účetní knihy také stanovit rovnováhu mezi aktivy a pasivy.
Součástí procesu přípravy a vedení účetních knih je řada dokumentů. Faktury vystavené podnikem jsou jedním ze základních dokumentů, které jsou zaznamenány a sledovány v účetních knihách a časopisech. Faktury umožňují sledovat potenciální příjem, který může společnost rozumně očekávat. Zadáním faktur a částek faktur do účetních knih je mnohem jednodušší použít šeky nebo jiné způsoby platby, které jsou poukázány zákazníky v okamžiku jejich příjezdu a jsou připraveny k uložení na bankovní účet.
Faktury, které se vztahují k nákupům uskutečněným podnikem, jsou také nezbytné pro vedení přesných účetních knih. Stejně jako u faktur vystavených podnikem musí být i přijaté faktury zaznamenány do záznamů o závazcích, což usnadňuje stanovení harmonogramu pro vystavování plateb za tyto faktury. Šek nebo způsob platby, který se používá k vypořádání zůstatku na těchto fakturách, se také považuje za účetní záznam a obvykle se zaznamenává na účtech splatných ve spojení s příslušnou fakturou.
Všechny peněžní transakce spojené s provozem podniku se považují za účetní záznamy jednoho nebo druhého typu. Ruční i elektronické kopie jsou uchovávány v souboru, což usnadňuje kontrolu záznamů v deníku a zajišťuje, aby všechny záznamy byly ve správném pořadí. Při dodržování obecně uznávaných účetních zásad je mnohem snazší získat řádné záznamy o aktivech, záznamy o pasivech a jakékoli podskupině těchto záznamů, které se vztahují k jakýmkoli závazkům nebo transakcím s pohledávkami.
Pro daňové účely je často nezbytné udržovat přesné účetní knihy v určité formě. To platí jak pro jednotlivce, tak pro podniky. Pokud si neudržíte kopie nezbytných podpůrných dokumentů, může být často vyvolán problém, je-li požadována daňová kontrola, a může to vést k tomu, že z důvodu nedostatku dokumentace budou některé odpočty zakázány. Z tohoto důvodu mnoho jednotlivců a podniků využívá účetní software k udržení všech záznamů v pořádku, zatímco si také uchovává kopie šeků, faktur a dalších podpůrných dokumentů, které zálohují záznamy provedené v účetních knihách samotných.