Co je to účetní záznam?

Účetní záznam je jakýkoli typ elektronického nebo tištěnému dokumentu, který poskytuje informace týkající se finančního stavu jednotlivce nebo subjektu. Záznamy o tomto typu se používají k vytvoření podrobnějších účetních záznamů, jako jsou knihy, časopisy a další typy účetních knih. Hlavní funkcí těchto dokumentů je vytvořit přesnou historii všech finančních transakcí souvisejících s daným časovým obdobím, včetně přijatých příjmů a výplaty za příslušné výdaje. Spolu s peněžními transakcemi tyto účtové knihy také umožňují určit zůstatek mezi aktivy a závazky.

Řada dokumentů je zahrnuta jako součást procesu přípravy a údržby účetních knih o záznamech. Faktury vydané podnikem jsou jedním ze základních dokumentů, které jsou zaznamenány a sledovány v knize a časopisech. Faktury umožňují sledovat potenciální příjem, který může podnik přiměřeně očekávat.Zadáním faktur a částky faktury v účetních knihách je mnohem snazší aplikovat kontroly nebo jiné formy platby, které zákazníci vzpírají, kdy a jak dorazí, a jsou připraveni na vklad na bankovní účet.

Faktury, které se vztahují k nákupům provedeným podnikem, jsou také nezbytné pro udržení přesných účetních záznamových knih. Stejně jako u faktur vydaných podnikem musí být ty, které jsou přijaty, přihlášeny k záznamům o splatných účtech, což usnadňuje stanovení rozvrhu pro vydání platby za tyto faktury. Kontrola nebo způsob platby, který se používá k vyrovnání zůstatek na těchto fakturech, je také považován za účetní záznam a obvykle je zaznamenán v rámci účtů splatných ve spojení s příslušnou fakturou.

Všechny peněžní transakce spojené s provozem podnikání jsou považovány za účetní záznamy jednoho typunebo jiné. Manuální i elektronické kopie jsou uchovávány v souboru, což usnadňuje kontrolu položek deníku a zajišťuje, že všechny záznamy jsou ve správném pořadí. Když jsou dodržovány obecně přijímané účetní zásady, je mnohem snazší načíst správné záznamy o aktivech, záznamech o závazcích a jakékoli podskupiny těch záznamů, které se vztahují k jakýmkoli platbám nebo transakci pohledávek.

Udržování přesných účetních záznamových knih v určité podobě je často vyžadováno pro daňové účely. To platí pro jednotlivce i podniky. Nedodržení kopií základních podpůrných dokumentů může často vytvářet problémy, pokud je povolán daňový audit, a může vést k tomu, že určité odpočty jsou zakázány kvůli nedostatku dokumentace. Z tohoto důvodu mnoho jednotlivců a podniků využívá účetní software k udržení všech příspěvků v pořádku, a zároveň si uchovává kopie kontrol, faktur a dalších podpůrných dokumentů, které zálohují záznamy provedené v samotných účetních knihách.