Co to jest zapis księgowy?
Dokumentacja księgowa to każdy rodzaj dokumentu elektronicznego lub papierowego, który zawiera informacje dotyczące statusu finansowego osoby fizycznej lub podmiotu. Zapisy tego typu służą do tworzenia bardziej szczegółowych zapisów księgowych, takich jak księgi rachunkowe, dzienniki i inne rodzaje ksiąg rachunkowych. Główną funkcją tych dokumentów jest stworzenie dokładnej historii wszystkich transakcji finansowych związanych z danym okresem, w tym uzyskanych dochodów, a także wypłat dokonanych na odpowiednie wydatki. Poza transakcjami pieniężnymi księgi rachunkowe umożliwiają również określenie równowagi między aktywami i pasywami.
W ramach procesu przygotowywania i prowadzenia ksiąg rachunkowych uwzględniono szereg dokumentów. Faktury wystawione przez firmę są jednym z podstawowych dokumentów, które są odnotowywane i śledzone w księgach i czasopismach. Faktury umożliwiają śledzenie potencjalnych dochodów, których firma może racjonalnie oczekiwać. Wprowadzając faktury i kwoty faktur do ksiąg rachunkowych, znacznie łatwiej jest zastosować czeki lub inne formy płatności, które są wypłacane przez klientów, kiedy i kiedy przybywają i są przygotowane do wpłaty na konto bankowe.
Faktury związane z zakupami dokonanymi przez firmę są również niezbędne do prowadzenia dokładnych ksiąg rachunkowych. Podobnie jak w przypadku faktur wystawianych przez firmę, otrzymane muszą być zarejestrowane w ewidencji zobowiązań, co ułatwia ustalenie harmonogramu wystawiania płatności za te faktury. Czek lub sposób płatności stosowany do rozliczenia salda na tych fakturach jest również uważany za zapis księgowy i zwykle jest odnotowywany w rozliczeniach płatnych w połączeniu z odpowiednią fakturą.
Wszystkie transakcje pieniężne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej są uznawane za księgi rachunkowe tego rodzaju lub innego rodzaju. Zarówno kopie ręczne, jak i elektroniczne są przechowywane w aktach, dzięki czemu znacznie łatwiej jest sprawdzić zapisy w dzienniku i upewnić się, że wszystkie zapisy są w odpowiedniej kolejności. Gdy przestrzegane są ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, o wiele łatwiej jest uzyskać odpowiednią ewidencję aktywów, ewidencję pasywów i dowolną podgrupę ewidencji związaną z transakcją dotyczącą zobowiązań lub należności.
Prowadzenie dokładnych ksiąg rachunkowych w jakiejś formie jest często wymagane do celów podatkowych. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i firm. Nieutrzymywanie kopii niezbędnych dokumentów uzupełniających może często powodować problemy w przypadku przeprowadzenia kontroli podatkowej i może prowadzić do niedopuszczenia niektórych odliczeń z powodu braku dokumentacji. Z tego powodu wiele osób i firm korzysta z oprogramowania księgowego, aby zachować porządek we wszystkich zapisach, a także przechowywać kopie czeków, faktur i innych dokumentów potwierdzających, które same wykonują kopie zapisów w księgach rachunkowych.