Co to jest rekord rachunkowości?

Rekord rachunkowości to każdy rodzaj dokumentu elektronicznego lub papierowego, który zawiera informacje dotyczące statusu finansowego osoby lub jednostki. Zapisy tego typu służą do tworzenia bardziej szczegółowych rekordów księgowych, takich jak księgi, czasopisma i inne rodzaje książek księgowych. Główną funkcją tych dokumentów jest utworzenie dokładnej historii wszystkich transakcji finansowych związanych z danym okresem, w tym otrzymanym dochodem, a także wypłat dokonanych na odpowiednie wydatki. Wraz z transakcjami pieniężnymi, te księgi konta umożliwiają również określenie równowagi między aktywami a zobowiązaniami.

W ramach procesu przygotowywania i utrzymywania książek księgowych. Faktury wydane przez firmę są jednym z podstawowych dokumentów, które są odnotowane i śledzone w księgach i czasopismach. Faktury umożliwiają śledzenie potencjalnych dochodów, których firma można przewidzieć.Wprowadzając faktury i kwoty faktury w książkach księgowych, o wiele łatwiej jest zastosować czeki lub inne formy płatności, które są przekazywane przez klientów, kiedy przybywają i są przygotowane do depozytu na konto bankowe.

Faktury

odnoszące się do zakupów dokonywanych przez firmę są również niezbędne do utrzymania dokładnych książek księgowych. Podobnie jak w przypadku faktur wydanych przez firmę, otrzymane muszą być zalogowane do rejestrów płatnych rachunków, co ułatwia ustalenie harmonogramu wydawania płatności za te faktury. Czek lub sposób płatności, który służy do rozstrzygania salda na tych faktur jest również uważany za rekord rachunkowości i zwykle odnotowany na rachunkach płatnych w połączeniu z odpowiednią fakturą.

Wszystkie transakcje pieniężne związane z działaniem firmy są uważane za rejestry księgowe jednego typulub inny. Zarówno kopie ręczne, jak i elektroniczne są przechowywane w pliku, co znacznie ułatwia sprawdzenie wpisów do dziennika i upewnienie się, że wszystkie rekordy są odpowiednie. Gdy przestrzegane są ogólnie akceptowane zasady rachunkowości, o wiele łatwiej jest pobrać odpowiednie zapisy zasobów, zapisy zobowiązań i wszelkie podgrupy tych zapisów, które odnoszą się do wszelkich transakcji zobowiązań lub należności.

Utrzymanie dokładnych książek o rekordach rachunkowości w jakiejś formie jest często wymagane do celów podatkowych. Dotyczy to zarówno osób, jak i firm. Nieprzestrzeganie kopii podstawowych dokumentów potwierdzających może często powodować problemy, jeśli wywoływany zostanie audyt podatkowy i może prowadzić do niedozwolonych odliczeń z powodu braku dokumentacji. Z tego powodu wiele osób i firm korzysta z oprogramowania księgowego, aby przechowywać wszystkie wpisy w porządku, jednocześnie prowadząc kopie czeków, faktur i innych dokumentów potwierdzających, które kopie zapasowe wpisów dokonanych w samych książkach księgowych.