¿Qué es la facturación automatizada?
La facturación automatizada es una acción en la que la facturación de bienes y servicios ocurre sin la necesidad de preparar la factura a mano. Muchos sistemas de facturación de este tipo proporcionan la capacidad de generar y enviar copias electrónicas de las facturas a los clientes. El uso de este tipo de software de facturación permite administrar el proceso de facturación con una mayor eficiencia, ahorrando a la empresa tanto tiempo como dinero.
Hay varias características que son comunes al software de facturación automatizado. En la mayoría de los casos, el software está diseñado para permitir la creación de perfiles de clientes que contienen todos los datos necesarios para preparar con precisión la factura. Estos datos incluirán el nombre del cliente, la dirección de facturación, el contacto de facturación y una dirección de correo electrónico si la factura se enviará electrónicamente. En la mayoría de los casos, el programa de facturación automatizado recopilará datos de otras fuentes que tienen que ver con el uso del cliente, o permitirán la entrada manual de pedidos una vez que se cumplan. Los procesos dentroEl sistema de facturación aplica las tarifas adecuadas para cada pedido y crea una factura.
Dependiendo de cómo esté configurado el sistema de facturación automatizado, la factura se puede imprimir, junto con un sobre complementario, inmediatamente después de la generación de facturas. Sin embargo, es posible configurar el software para que las facturas se impriman automáticamente en una hora específica del día. Incluso hay algunos ejemplos de software que impulsarán la maquinaria que dobla la factura, la inserte en un sobre pre-adicional y sellará el sobre. Cuando el correo electrónico se usa como medio de entrega, el sistema puede acelerar la entrega inmediatamente después de generar la factura, o administrar el proceso de correo electrónico a una hora específica del día, un enfoque que permite a los dueños de negocios encuestar las facturas antes de que se envíen.
Los sistemas de facturación electrónica de este tipo a veces incluyen la capacidad de recibir y aplicar pagos a OU.Facturas de este tipo. Por ejemplo, las facturas de correo electrónico pueden contener un enlace integrado que permite al cliente realizar inmediatamente el pago después de recibir y revisar la factura. En lugar de exigir que un individuo reciba el pago e ingrese manualmente en la base de datos de cuentas por cobrar, el software reconoce el pago, lo aplica al número de factura apropiado y deduce esa cantidad del saldo de la cuenta del cliente.
La facturación automatizada funciona muy bien con situaciones en las que un cliente tiene un pedido permanente, o hay un pago recurrente que debe solicitarse semanalmente o mensualmente. Con esta aplicación, el sistema se puede configurar para generar automáticamente las facturas de pie o recurrentes a los clientes apropiados, eliminando así la necesidad de que uno o más empleados pasen horas en esta tarea repetitiva. El resultado final es que el personal se puede utilizar para diferentes funciones, lo que permite que la jornada laboral sea más productiva y, por lo tanto, un eficiente de costot.
El uso de la facturación automatizada es común hoy con empresas de todos los tamaños. Los tipos de negocios que van desde telecomunicaciones hasta tiendas minoristas en línea se benefician del uso de este tipo de software. Al ahorrar tiempo y recursos de la empresa, las empresas pueden mantener los gastos más bajos y, por lo tanto, siguen siendo más competitivos.