Co to jest automatyczne rozliczanie?
Zautomatyzowane fakturowanie to czynność, w której fakturowanie za towary i usługi odbywa się bez konieczności ręcznego przygotowywania faktury. Wiele systemów bilingowych tego typu umożliwia generowanie i wysyłanie elektronicznych kopii faktur do klientów. Zastosowanie tego rodzaju oprogramowania do fakturowania umożliwia zarządzanie procesem fakturowania z większą wydajnością, oszczędzając firmie czas i pieniądze.
Istnieje kilka funkcji wspólnych dla oprogramowania do automatycznego rozliczania. W większości przypadków oprogramowanie jest zaprojektowane tak, aby umożliwić tworzenie profili klientów, które zawierają wszystkie dane potrzebne do dokładnego przygotowania faktury. Dane te będą zawierać nazwę klienta, adres rozliczeniowy, kontakt rozliczeniowy oraz adres e-mail, jeśli faktura ma zostać wysłana elektronicznie. W większości przypadków zautomatyzowany program rozliczeniowy zbiera dane z innych źródeł, które mają związek z użytkowaniem klienta lub umożliwiają ręczne wprowadzanie zamówień po ich realizacji. Procesy w systemie rozliczeniowym stosują następnie odpowiednie stawki dla każdego zamówienia i tworzą fakturę.
W zależności od konfiguracji automatycznego systemu fakturowania faktura może zostać wydrukowana wraz z towarzyszącą kopertą natychmiast po wygenerowaniu faktury. Możliwe jest jednak skonfigurowanie oprogramowania, aby faktury były automatycznie drukowane o określonej porze dnia. Istnieje nawet kilka przykładów oprogramowania, które zachęci maszyny do złożenia faktury, włożenia jej do wstępnie zaadresowanej koperty i zapieczętowania. Gdy wiadomość e-mail jest używana jako nośnik dostarczania, system może przyspieszyć dostawę natychmiast po wygenerowaniu faktury lub zarządzać procesem wysyłania wiadomości e-mail o określonej porze dnia, co umożliwia właścicielom firm sprawdzanie faktur przed ich wysłaniem.
Tego rodzaju elektroniczne systemy rozliczeniowe czasami obejmują możliwość otrzymywania i rozliczania płatności za zaległe faktury. Na przykład faktury e-mail mogą zawierać osadzony link, który umożliwia klientowi natychmiastowe wykonanie płatności po otrzymaniu i sprawdzeniu faktury. Zamiast wymagać od osoby otrzymania płatności i ręcznego wprowadzenia jej do bazy danych Rozrachunki z odbiorcami, oprogramowanie rozpoznaje płatność, stosuje ją do odpowiedniego numeru faktury i odejmuje tę kwotę od salda konta klienta.
Automatyczne fakturowanie działa bardzo dobrze w sytuacjach, gdy klient ma stałe zamówienie lub występuje płatność cykliczna, o którą należy poprosić co tydzień lub co miesiąc. Dzięki tej aplikacji system można skonfigurować tak, aby automatycznie generował faktury stałe lub cykliczne odpowiednim klientom, eliminując w ten sposób potrzebę spędzania godzin przez jednego lub więcej pracowników na tym powtarzalnym zadaniu. Efektem końcowym jest to, że personel może być wykorzystywany do różnych funkcji, dzięki czemu dzień pracy jest bardziej produktywny, a tym samym opłacalny.
Korzystanie z automatycznego rozliczania jest dziś powszechne w firmach każdej wielkości. Z tego typu oprogramowania korzystają różne rodzaje działalności, od telekomunikacji po sklepy internetowe. Oszczędzając czas i zasoby firmy, firmy są w stanie obniżyć koszty, a tym samym zachować większą konkurencyjność.