Vad är automatiserad fakturering?

Automatiserad fakturering är en åtgärd där fakturering för varor och tjänster inträffar utan att behöva förbereda fakturan för hand. Många faktureringssystem av denna typ ger möjlighet att generera och skicka elektroniska kopior av fakturorna till kunderna. Användningen av denna typ av faktureringsprogramvara gör det möjligt att hantera faktureringsprocessen med större effektivitet, vilket sparar företaget både tid och pengar.

Det finns flera funktioner som är vanliga för automatiserad faktureringsprogramvara. I de flesta fall är programvaran utformad för att tillåta skapandet av kundprofiler som innehåller all information som behövs för att exakt förbereda fakturan. Denna information kommer att inkludera kundnamnet, faktureringsadressen, faktureringskontakt och en e -postadress om fakturan ska skickas elektroniskt. I de flesta fall kommer det automatiserade faktureringsprogrammet att samla in data från andra källor som har att göra med kundanvändning, eller möjliggöra manuell beställningar när de har uppfyllts. Processerna inomFaktureringssystemet tillämpar sedan rätt priser för varje beställning och skapar en faktura.

Beroende på hur det automatiserade faktureringssystemet är konfigurerat kan fakturan skrivas ut, tillsammans med ett följeslagare, omedelbart efter fakturan. Det är emellertid möjligt att ställa in programvaran så att fakturor automatiskt skrivs ut vid en viss tid på dagen. Det finns till och med några exempel på programvara som kommer att få maskiner att fälla fakturan, sätta in det i ett fördriftt kuvert och försegla kuvertet. När e -post används som leveransmedium kan systemet påskynda leveransen omedelbart efter att ha genererat fakturan eller hantera e -postprocessen vid en viss tid på dagen, ett tillvägagångssätt som gör det möjligt för företagare att undersöka fakturor innan de skickas ut.

Elektroniska faktureringssystem av denna typ inkluderar ibland möjligheten att ta emot och tillämpa betalningar på OUTstanding fakturor. Till exempel kan e -postfakturor innehålla en inbäddad länk som gör det möjligt för kunden att omedelbart betala betalning efter att ha mottagit och granskat fakturan. I stället för att kräva att en individ ska ta emot betalningen och manuellt ange den i kundbasen för kundfordringar, erkänner programvaran betalningen, tillämpar den på lämpligt faktura -nummer och avdrag det beloppet från saldot på kundkontot.

Automatiserad fakturering fungerar mycket bra med situationer där en kund har en stående beställning, eller det finns en återkommande betalning som måste begäras varje vecka eller månad. Med denna applikation kan systemet konfigureras för att automatiskt generera stående eller återkommande fakturor till lämpliga kunder, vilket eliminerar behovet av att en eller flera anställda spenderar timmar på denna repetitiva uppgift. Slutresultatet är att personal kan användas för olika funktioner, vilket gör att arbetsdagen kan vara mer produktiv och därmed kostnadseffektt.

Användningen av automatiserad fakturering är vanligt idag med företag i alla storlekar. Affärstyper som sträcker sig från telekommunikation till online -butiker drar nytta av användningen av denna typ av programvara. Genom att spara företagets tid och resurser kan företag hålla utgifterna lägre och därmed förbli mer konkurrenskraftiga.