Vad är automatiserad fakturering?

Automatiserad fakturering är en åtgärd där fakturering för varor och tjänster sker utan att behöva förbereda fakturan för hand. Många faktureringssystem av denna typ ger möjlighet att generera och skicka elektroniska kopior av fakturorna till kunderna. Användningen av denna typ av faktureringsprogramvara gör det möjligt att hantera faktureringsprocessen med större effektivitet, vilket sparar företaget både tid och pengar.

Det finns flera funktioner som är vanliga för automatiserad faktureringsprogramvara. I de flesta fall är programvaran utformad för att möjliggöra skapande av kundprofiler som innehåller all information som behövs för att exakt förbereda fakturan. Dessa data kommer att innehålla kundnamn, faktureringsadress, fakturakontakt och en e-postadress om fakturan ska skickas elektroniskt. I de flesta fall kommer det automatiserade faktureringsprogrammet att samla in data från andra källor som har att göra med kundanvändning eller möjliggöra manuell inmatning av beställningar när de har uppfyllts. Processerna i faktureringssystemet tillämpar sedan rätt priser för varje beställning och skapar en faktura.

Beroende på hur det automatiska faktureringssystemet är konfigurerat kan fakturan skrivas ut tillsammans med ett medföljande kuvert omedelbart efter fakturaproduktionen. Det är dock möjligt att ställa in programvaran så att fakturor automatiskt skrivs ut vid en viss tid på dagen. Det finns till och med några exempel på programvara som får maskiner att fälla fakturan, infoga den i ett föradresserat kuvert och försegla kuvertet. När e-post används som leveransmedium kan systemet påskynda leveransen omedelbart efter att fakturan har genererats eller hantera e-postprocessen vid en viss tid på dagen, en metod som gör det möjligt för företagare att undersöka fakturor innan de skickas ut.

Elektroniska faktureringssystem av denna typ inkluderar ibland möjligheten att ta emot och tillämpa betalningar på utestående fakturor. Till exempel kan e-postfakturor innehålla en inbäddad länk som gör det möjligt för kunden att omedelbart betala efter mottagande och granskning av fakturan. Istället för att kräva att en person ska ta emot betalningen och manuellt ange den i databasen för kundfordringar, erkänner programvaran betalningen, tillämpar den på rätt fakturanummer och drar det beloppet från saldot på kundkontot.

Automatiserad fakturering fungerar mycket bra i situationer där en kund har en stående order, eller det finns en återkommande betalning som måste begäras varje vecka eller månad. Med den här applikationen kan systemet konfigureras för att automatiskt generera stående eller återkommande fakturor till lämpliga kunder, vilket eliminerar behovet av en eller flera anställda att spendera timmar på denna upprepande uppgift. Slutresultatet är att personal kan användas för olika funktioner, vilket gör att arbetsdagen kan vara mer produktiv och därmed kostnadseffektiv.

Användningen av automatiserad fakturering är vanligt idag hos företag i alla storlekar. Affärstyper som sträcker sig från telekommunikation till butiker på nätet drar nytta av användningen av den här typen av programvara. Genom att spara företagets tid och resurser kan företagen hålla kostnaderna lägre och därmed förbli mer konkurrenskraftiga.