Qu'est-ce que la facturation automatisée?
La facturation automatisée est une action dans laquelle la facturation des biens et des services est effectuée sans qu'il soit nécessaire de préparer la facture à la main. De nombreux systèmes de facturation de ce type permettent de générer et d'envoyer des copies électroniques des factures aux clients. L'utilisation de ce type de logiciel de facturation permet de gérer le processus de facturation avec une plus grande efficacité, en faisant gagner du temps et de l'argent à l'entreprise.
Plusieurs fonctionnalités sont communes aux logiciels de facturation automatisée. Dans la plupart des cas, le logiciel est conçu pour permettre la création de profils de clients contenant toutes les données nécessaires à l’établissement précis de la facture. Ces données incluront le nom du client, l'adresse de facturation, le contact de facturation et une adresse électronique si la facture doit être envoyée par voie électronique. Dans la plupart des cas, le programme de facturation automatisé collectera des données provenant d'autres sources relatives à l'utilisation du client ou permettra la saisie manuelle des commandes une fois qu'elles sont remplies. Les processus au sein du système de facturation appliquent ensuite les taux appropriés pour chaque commande et créent une facture.
Selon la configuration du système de facturation automatisé, la facture peut être imprimée avec une enveloppe associée immédiatement après la génération de la facture. Cependant, il est possible de configurer le logiciel pour que les factures soient automatiquement imprimées à une heure précise de la journée. Il existe même des exemples de logiciels qui inciteront les machines à plier la facture, à l'insérer dans une enveloppe pré-adressée et à la sceller. Lorsque le courrier électronique est utilisé comme moyen de livraison, le système peut accélérer la livraison immédiatement après avoir généré la facture ou gérer le processus de messagerie à une heure précise de la journée, une approche qui permet aux propriétaires de gérer les factures avant leur envoi.
Les systèmes de facturation électronique de ce type incluent parfois la possibilité de recevoir et d’appliquer des paiements aux factures impayées. Par exemple, les factures électroniques peuvent contenir un lien intégré qui permet au client d'effectuer le paiement immédiatement après avoir reçu et examiné la facture. Plutôt que d’obliger un particulier à recevoir le paiement et à le saisir manuellement dans la base de données Comptes clients, le logiciel le reconnaît, l’applique au numéro de facture approprié et déduit ce montant du solde du compte client.
La facturation automatisée fonctionne très bien dans les situations où un client a un ordre permanent ou un paiement récurrent qui doit être demandé sur une base hebdomadaire ou mensuelle. Avec cette application, le système peut être configuré pour générer automatiquement des factures permanentes ou récurrentes aux clients appropriés, éliminant ainsi la nécessité pour un ou plusieurs employés de passer des heures à cette tâche répétitive. Le résultat final est que le personnel peut être utilisé pour différentes fonctions, permettant à la journée de travail d'être plus productive et donc plus rentable.
L'utilisation de la facturation automatisée est aujourd'hui courante chez les entreprises de toutes tailles. Les types d'entreprises allant des télécommunications aux magasins de vente au détail en ligne tirent parti de l'utilisation de ce type de logiciel. En économisant le temps et les ressources de l'entreprise, les entreprises sont en mesure de réduire leurs dépenses et de rester ainsi plus compétitives.