Hvad er automatisk fakturering?
Automatiseret fakturering er en handling, hvor fakturering af varer og tjenester sker uden behov for at forberede fakturaen manuelt. Mange faktureringssystemer af denne type giver mulighed for at generere og sende elektroniske kopier af fakturaerne til kunderne. Brug af denne type faktureringssoftware gør det muligt at styre faktureringsprocessen med større effektivitet, hvilket sparer virksomheden både tid og penge.
Der er flere funktioner, der er fælles for automatiseret faktureringssoftware. I de fleste tilfælde er softwaren designet til at tillade oprettelse af kundeprofiler, der indeholder alle de nødvendige data til nøjagtigt at forberede fakturaen. Disse data vil omfatte kundenavn, faktureringsadresse, faktureringskontakt og en e-mail-adresse, hvis fakturaen skal sendes elektronisk. I de fleste tilfælde vil det automatiserede faktureringsprogram indsamle data fra andre kilder, der har at gøre med kundebrug, eller tillade manuel indtastning af ordrer, når de er opfyldt. Processerne inden for faktureringssystemet anvender derefter de rette satser for hver ordre og opretter en faktura.
Afhængig af hvordan det automatiserede faktureringssystem er konfigureret, kan fakturaen udskrives sammen med en ledsagende konvolut umiddelbart efter fakturaproduktionen. Det er dog muligt at konfigurere softwaren, så fakturaer automatisk udskrives på et bestemt tidspunkt på dagen. Der er endda nogle eksempler på software, der beder maskiner om at folde fakturaen, indsætte den i en forud adresseret konvolut og forsegle konvolutten. Når e-mail bruges som leveringsmedium, kan systemet fremskynde leveringen umiddelbart efter generering af fakturaen eller administrere e-mail-processen på et bestemt tidspunkt på dagen, en fremgangsmåde, der gør det muligt for virksomhedsejere at undersøge fakturaer, før de sendes ud.
Elektroniske faktureringssystemer af denne type inkluderer undertiden muligheden for at modtage og anvende betalinger på udestående fakturaer. F.eks. Kan e-mail-fakturaer indeholde et indlejret link, der giver kunden mulighed for straks at udbetale betaling efter at have modtaget og gennemgået fakturaen. I stedet for at kræve, at en person modtager betalingen og manuelt indtaster den i databasen med tilgængelige konti, genkender softwaren betalingen, anvender den på det relevante fakturanummer og trækker dette beløb fra saldoen på kundekontoen.
Automatiseret fakturering fungerer meget godt i situationer, hvor en kunde har en løbende ordre, eller der er en tilbagevendende betaling, der skal anmodes om en ugentlig eller månedlig basis. Med denne applikation kan systemet konfigureres til automatisk at generere stående eller tilbagevendende fakturaer til de relevante kunder, hvilket eliminerer behovet for, at en eller flere medarbejdere bruger timer på denne gentagne opgave. Slutresultatet er, at personale kan bruges til forskellige funktioner, så arbejdsdagen kan være mere produktiv og dermed omkostningseffektiv.
Brugen af automatiseret fakturering er almindelig i dag hos virksomheder i alle størrelser. Forretningstyper, der spænder fra telekommunikation til onlinebutikker, drager fordel af brugen af denne type software. Ved at spare virksomheden tid og ressourcer er virksomheder i stand til at holde udgifterne lavere og dermed forblive mere konkurrencedygtige.