Wat is geautomatiseerde facturering?

Geautomatiseerde facturering is een actie waarbij de facturering voor goederen en diensten plaatsvindt zonder dat de factuur handmatig moet worden opgesteld. Veel van dergelijke factureringssystemen bieden de mogelijkheid om elektronische kopieën van de facturen te genereren en naar klanten te verzenden. Het gebruik van dit type factureringssoftware maakt het mogelijk om het factureringsproces efficiënter te beheren, waardoor het bedrijf zowel tijd als geld bespaart.

Er zijn verschillende functies die gemeenschappelijk zijn aan geautomatiseerde factureringssoftware. In de meeste gevallen is de software ontworpen om klantprofielen te maken die alle gegevens bevatten die nodig zijn om de factuur nauwkeurig op te stellen. Deze gegevens omvatten de klantnaam, het factuuradres, het factuurcontact en een e-mailadres als de factuur elektronisch moet worden verzonden. In de meeste gevallen verzamelt het geautomatiseerde factureringsprogramma gegevens uit andere bronnen die te maken hebben met het gebruik door de klant of staat het handmatig invoeren van bestellingen toe zodra deze zijn uitgevoerd. De processen binnen het factureringssysteem passen vervolgens de juiste tarieven toe voor elke bestelling en maken een factuur aan.

Afhankelijk van hoe het geautomatiseerde factureringssysteem is geconfigureerd, kan de factuur worden afgedrukt, samen met een begeleidende envelop, direct na het genereren van de factuur. Het is echter mogelijk om de software zo in te stellen dat facturen automatisch op een specifiek tijdstip van de dag worden afgedrukt. Er zijn zelfs enkele voorbeelden van software die ertoe leiden dat machines de factuur opvouwen, in een vooraf geadresseerde envelop stoppen en de envelop verzegelen. Wanneer e-mail als het bezorgmedium wordt gebruikt, kan het systeem de bezorging onmiddellijk na het genereren van de factuur versnellen, of het e-mailproces op een specifiek tijdstip van de dag beheren, een benadering waarmee bedrijfseigenaren facturen kunnen onderzoeken voordat ze worden verzonden.

Dergelijke elektronische factureringssystemen omvatten soms de mogelijkheid om betalingen te ontvangen en toe te passen op openstaande facturen. E-mailfacturen kunnen bijvoorbeeld een ingesloten link bevatten waarmee de klant de betaling onmiddellijk kan uitvoeren na ontvangst en controle van de factuur. In plaats van te eisen dat een persoon de betaling ontvangt en deze handmatig invoert in de database Accounts Receivable, herkent de software de betaling, past deze toe op het juiste factuurnummer en trekt dat bedrag af van het saldo van de klantaccount.

Geautomatiseerde facturering werkt heel goed met situaties waarin een klant een doorlopende opdracht heeft of wanneer er een terugkerende betaling is die wekelijks of maandelijks moet worden aangevraagd. Met deze applicatie kan het systeem worden geconfigureerd om automatisch staande of terugkerende facturen te genereren naar de juiste klanten, waardoor een of meer werknemers niet langer uren aan deze repetitieve taak hoeven te besteden. Het eindresultaat is dat personeel kan worden gebruikt voor verschillende functies, waardoor de werkdag productiever en dus kostenefficiënter kan worden.

Het gebruik van geautomatiseerde facturering is tegenwoordig gebruikelijk bij bedrijven van elke omvang. Bedrijfstypes variërend van telecommunicatie tot online winkels profiteren van het gebruik van dit soort software. Door het bedrijf tijd en middelen te besparen, kunnen bedrijven hun kosten lager houden en dus concurrerender blijven.