Wat is geautomatiseerde facturering?

Geautomatiseerde facturering is een actie waarbij de facturering voor goederen en diensten plaatsvindt zonder dat de factuur met de hand moet worden voorbereid.Veel factureringssystemen van dit type bieden de mogelijkheid om elektronische kopieën van de facturen naar klanten te genereren en te verzenden.Het gebruik van dit type factureringssoftware maakt het mogelijk om het factureringsproces met een grotere efficiëntie te beheren, waardoor het bedrijf zowel tijd als geld bespaart.

Er zijn verschillende functies die gebruikelijk zijn voor geautomatiseerde factureringssoftware.In de meeste gevallen is de software ontworpen om het maken van klantprofielen mogelijk te maken die alle gegevens bevatten die nodig zijn om de factuur nauwkeurig voor te bereiden.Deze gegevens bevatten de naam van de klant, het factureringsadres, het factureringscontact en een e -mailadres als de factuur elektronisch moet worden verzonden.In de meeste gevallen zal het geautomatiseerde factureringsprogramma gegevens verzamelen uit andere bronnen die te maken hebben met het gebruik van klanten, of de handmatige invoer van bestellingen mogelijk maken zodra ze zijn vervuld.De processen binnen het factureringssysteem passen vervolgens de juiste tarieven voor elke bestelling toe en maken een factuur.

Afhankelijk van hoe het geautomatiseerde factureringssysteem is geconfigureerd, kan de factuur worden afgedrukt, samen met een bijbehorende envelop, onmiddellijk na de factuurgeneratie.Het is echter mogelijk om de software in te stellen, zodat facturen automatisch op een specifiek tijdstip van de dag worden afgedrukt.Er zijn zelfs enkele voorbeelden van software die machines ertoe aanzetten de factuur te vouwen, in een pre-geadresseerde envelop te plaatsen en de envelop af te dichten.Wanneer e -mail wordt gebruikt als het bezorgmedium, kan het systeem de levering onmiddellijk na het genereren van de factuur versnellen of het e -mailproces op een specifiek tijdstip van de dag beheren, een aanpak waarmee bedrijfseigenaren facturen kunnen onderzoeken voordat ze worden verzonden.

Elektronische factureringssystemen van dit type omvatten soms de mogelijkheid om betalingen te ontvangen en toe te passen op uitstaande facturen.E -mailfacturen kunnen bijvoorbeeld een ingebedde link bevatten waarmee de klant de betaling onmiddellijk kan verstrekken na ontvangst en beoordeling van de factuur.In plaats van een persoon te eisen dat hij de betaling ontvangt en deze handmatig invoert in de debiteurendatabase, herkent de software de betaling, past deze toe op het juiste factuurnummer en trekt dat bedrag af van het saldo van de klantaccount.

Geautomatiseerde facturering werkt zeer goed met situaties waarin een klant een doorlopende bestelling heeft, of er is een terugkerende betaling die wekelijks of maandelijks moet worden aangevraagd.Met deze toepassing kan het systeem worden geconfigureerd om automatisch staande of terugkerende facturen te genereren aan de juiste klanten, waardoor een of meer werknemers uren aan deze repetitieve taak doorbrengen.Het eindresultaat is dat personeel kan worden gebruikt voor verschillende functies, waardoor de werkdag productiever en dus kostenefficiënter kan zijn.

Het gebruik van geautomatiseerde facturering is tegenwoordig gebruikelijk met bedrijven van elke omvang.Bedrijfstypen variërend van telecommunicatie tot online winkels profiteren van het gebruik van dit soort software.Door de bedrijfstijd en middelen te besparen, kunnen bedrijven de kosten lager houden en dus concurrerender blijven.