Co je to automatizovaná fakturace?
Automatizovaná fakturace je akce, při které dochází k fakturaci za zboží a služby, aniž by bylo nutné fakturu připravovat ručně. Mnoho fakturačních systémů tohoto typu poskytuje zákazníkům možnost generovat a zasílat elektronické kopie faktur. Použití tohoto typu fakturačního softwaru umožňuje řídit fakturační proces s vyšší účinností, což společnosti šetří čas i peníze.
Automatizovaný fakturační software má několik funkcí. Ve většině případů je software navržen tak, aby umožňoval vytváření zákaznických profilů, které obsahují všechna data potřebná k přesné přípravě faktury. Tato data budou zahrnovat jméno zákazníka, fakturační adresu, fakturační kontakt a e-mailovou adresu, pokud má být faktura zaslána elektronicky. Ve většině případů bude automatizovaný fakturační program shromažďovat data z jiných zdrojů, které mají co do činění s využíváním zákazníků, nebo umožní ruční zadání objednávek, jakmile budou splněny. Procesy v rámci fakturačního systému pak použijí správné sazby pro každou objednávku a vytvoří fakturu.
V závislosti na konfiguraci automatizovaného fakturačního systému může být faktura vytištěna spolu s doprovodnou obálkou ihned po vygenerování faktury. Je však možné nastavit software tak, aby se faktury automaticky tiskly v konkrétní denní dobu. Existují dokonce i příklady softwaru, který vyzve strojní zařízení, aby složilo fakturu, vložilo ji do předem určené obálky a zapečetilo obálku. Je-li jako doručovací médium použit e-mail, může systém urychlit doručení ihned po vygenerování faktury nebo řídit e-mailový proces v konkrétní denní dobu, což je přístup, který umožňuje majitelům podniků prohlížet faktury před jejich odesláním.
Elektronické fakturační systémy tohoto typu někdy zahrnují schopnost přijímat a platit neuhrazené faktury. Například e-mailové faktury mohou obsahovat vložený odkaz, který zákazníkovi umožňuje okamžitě provést platbu po přijetí a kontrole faktury. Namísto požadavku, aby jednotlivec obdržel platbu a ručně ji vložil do databáze pohledávek, software platbu rozpozná, použije ji na příslušné číslo faktury a odečte tuto částku ze zůstatku zákaznického účtu.
Automatická fakturace funguje velmi dobře v situacích, kdy má zákazník trvalou objednávku nebo se jedná o opakující se platbu, kterou je třeba požadovat každý týden nebo měsíčně. Pomocí této aplikace lze systém nakonfigurovat tak, aby automaticky generoval stálé nebo opakující se faktury příslušným zákazníkům, čímž se eliminuje potřeba, aby jeden nebo více zaměstnanců strávili hodiny opakovaným úkolem. Konečným výsledkem je, že personál může být využit pro různé funkce, což umožňuje, aby byl pracovní den produktivnější, a tím i nákladově efektivní.
Používání automatizované fakturace je dnes běžné u společností všech velikostí. Podnikové typy od telekomunikací po on-line maloobchodní prodejny těží z použití tohoto typu softwaru. Úsporou času a zdrojů společnosti jsou podniky schopny udržet nižší náklady, a tak zůstat konkurenceschopnější.