Hva er automatisk fakturering?

Automatisert fakturering er en handling der fakturering for varer og tjenester skjer uten behov for å utarbeide fakturaen for hånd. Mange faktureringssystemer av denne typen gir muligheten til å generere og sende elektroniske kopier av fakturaene til kundene. Bruken av denne typen faktureringsprogramvare gjør det mulig å administrere faktureringsprosessen med større effektivitet, noe som sparer selskapet både tid og penger.

Det er flere funksjoner som er felles for automatisert faktureringsprogramvare. I de fleste tilfeller er programvaren designet for å tillate opprettelse av kundeprofiler som inneholder alle dataene som trengs for å utarbeide fakturaen nøyaktig. Disse dataene vil omfatte kundenavn, faktureringsadresse, faktureringskontakt og en e-postadresse hvis fakturaen skal sendes elektronisk. I de fleste tilfeller vil det automatiserte faktureringsprogrammet samle inn data fra andre kilder som har med kundebruk å gjøre, eller gi mulighet for manuell oppføring av ordrer når de er oppfylt. Prosessene i faktureringssystemet bruker deretter de riktige prisene for hver ordre og oppretter en faktura.

Avhengig av hvordan det automatiserte faktureringssystemet er konfigurert, kan fakturaen skrives ut sammen med en ledsagende konvolutt, umiddelbart etter fakturagenerering. Imidlertid er det mulig å konfigurere programvaren slik at fakturaer skrives ut automatisk på et bestemt tidspunkt på dagen. Det er til og med noen eksempler på programvare som vil be maskiner om å brette fakturaen, sette den inn i en forhånds adressert konvolutt og forsegle konvolutten. Når e-post brukes som leveringsmedium, kan systemet fremskynde leveransen umiddelbart etter generering av faktura, eller administrere e-postprosessen på et spesifikt tidspunkt på dagen, en tilnærming som lar bedriftseiere undersøke fakturaer før de blir sendt ut.

Elektroniske faktureringssystemer av denne typen inkluderer noen ganger muligheten til å motta og bruke betalinger på utestående fakturaer. For eksempel kan e-postfakturaer inneholde en innebygd lenke som gjør det mulig for kunden å betale tilbake umiddelbart etter å ha mottatt og gjennomgått fakturaen. I stedet for å kreve at en person skal motta betalingen og legge den inn manuelt i databasen for kundefordringer, gjenkjenner programvaren betalingen, bruker den på riktig fakturanummer og trekker beløpet fra saldoen på kundekontoen.

Automatisert fakturering fungerer veldig bra i situasjoner der en kunde har en bestilling, eller det er en tilbakevendende betaling som må etterspørres ukentlig eller månedlig. Med denne applikasjonen kan systemet konfigureres til å automatisk generere stående eller tilbakevendende fakturaer til de aktuelle kundene, og dermed eliminere behovet for at en eller flere ansatte bruker timer på denne repeterende oppgaven. Sluttresultatet er at personell kan brukes til forskjellige funksjoner, slik at arbeidshverdagen blir mer produktiv og dermed kostnadseffektiv.

Bruken av automatisert fakturering er vanlig i dag hos selskaper i alle størrelser. Virksomhetstyper fra telekommunikasjon til nettbutikker har fordel av bruk av denne typen programvare. Ved å spare selskapet tid og ressurser, kan virksomheter holde utgiftene lavere og dermed forbli mer konkurransedyktige.