¿Qué es el control presupuestario?
El control presupuestario es el proceso de desarrollar un plan de gastos y comparar periódicamente los gastos reales con ese plan para determinar si éste o los patrones de gastos necesitan ajustes para mantenerse en el camino. Este proceso es necesario para controlar el gasto y cumplir con varios objetivos financieros. Los gobiernos dependen en gran medida del control presupuestario para administrar sus actividades de gasto, y esta técnica también es utilizada por empresas y particulares, como los jefes de familia que desean asegurarse de que viven dentro de sus posibilidades.
El primer paso en el control presupuestario consiste en definir el alcance del proyecto o programa y desarrollar estimaciones detalladas de costos. Un gobierno podría necesitar un presupuesto para construir un nuevo puente, mientras que algo como el presupuesto de un hogar cubre los gastos del hogar por un período de tiempo indefinido. Esto da como resultado la creación de un presupuesto, un documento que detalla cuánto dinero se puede dedicar a diferentes aspectos del proyecto, en función de los gastos e ingresos proyectados. El presupuesto es una hoja de ruta financiera.
Usando el presupuesto como línea de base, el trabajo puede comenzar. Periódicamente, los contadores comparan el presupuesto con los gastos reales y toman nota de cualquier discrepancia. En la construcción de puentes, los costos de los materiales podrían aumentar más allá de la inflación contabilizada en el presupuesto original, creando un sobrecosto. Por el contrario, una empresa podría ahorrar dinero en parte de un proyecto porque cuesta menos de lo esperado originalmente. Todas las variaciones son anotadas y discutidas. Si se vuelven extremos, las medidas de control presupuestario pueden entrar en juego.
Una opción es cambiar los hábitos de gasto para que los gastos reales encajen con el presupuesto. Para un presupuesto familiar, por ejemplo, un hogar podría decidir abandonar los servicios de televisión para mantener los gastos de entretenimiento dentro del monto asignado bajo el presupuesto. Este control presupuestario utiliza austeridades para cumplir con los objetivos financieros y mantener el gasto en línea con el presupuesto original.
En otros casos, los ajustes al comportamiento del gasto pueden no ser posibles. En cambio, es necesario un presupuesto revisado. Esto puede suceder cuando la inflación eleva los precios tan alto que no es posible mantenerse dentro del presupuesto original, lo que requiere una revisión para pronosticar con mayor precisión el desempeño financiero. Las revisiones pueden revelar la necesidad de fondos adicionales, obligando a las partes a cargo del control presupuestario a determinar de dónde provendrá ese dinero. Esto podría incluir asumir deudas, reducir el alcance de un proyecto o transferir fondos de otro proyecto o programa para mantenerlo en funcionamiento. Una empresa, por ejemplo, podría eliminar parcialmente fondos de un departamento para impulsar la finalización de un producto importante.