Wat is begrotingscontrole?
Begrotingscontrole is het proces van het ontwikkelen van een uitgavenplan en het periodiek vergelijken van de werkelijke uitgaven met dat plan om te bepalen of het of de uitgavenpatronen moeten worden aangepast om op koers te blijven. Dit proces is nodig om uitgaven te beheersen en verschillende financiële doelen te bereiken. Overheden vertrouwen sterk op budgettaire controle om hun bestedingsactiviteiten te beheren, en deze techniek wordt ook gebruikt door bedrijven en particulieren, zoals huishoudens die ervoor willen zorgen dat ze binnen hun mogelijkheden leven.
De eerste stap in de budgetcontrole is het bepalen van de reikwijdte van het project of programma en het ontwikkelen van gedetailleerde kostenramingen. Een overheid moet misschien budgetteren om een nieuwe brug te bouwen, terwijl zoiets als een huishoudbudget de huishoudelijke uitgaven voor onbepaalde tijd dekt. Dit resulteert in het opstellen van een budget, een document waarin wordt aangegeven hoeveel geld kan worden besteed aan verschillende aspecten van het project, op basis van verwachte uitgaven en inkomsten. Het budget is een financieel stappenplan.
Met het budget als basislijn kan het werk beginnen. Accountants vergelijken het budget periodiek met de werkelijke uitgaven en nemen kennis van eventuele afwijkingen. Bij bruggenbouw kunnen de materiaalkosten hoger zijn dan de inflatie in het oorspronkelijke budget, waardoor een kostenoverschrijding ontstaat. Omgekeerd kan een bedrijf misschien geld besparen op een deel van een project omdat het minder kost dan oorspronkelijk verwacht. Alle variaties worden genoteerd en besproken. Als ze extreem worden, kunnen budgettaire controlemaatregelen een rol spelen.
Een optie is om het bestedingspatroon te wijzigen om de werkelijke uitgaven in overeenstemming te brengen met het budget. Voor een huishoudbudget kan een huishouden bijvoorbeeld besluiten om televisiediensten te laten vallen om de entertainmentkosten binnen het budget te houden. Deze budgettaire controle maakt gebruik van bezuinigingen om financiële doelen te bereiken en de uitgaven op schema te houden met het oorspronkelijke budget.
In andere gevallen is aanpassing van het bestedingsgedrag misschien niet mogelijk. In plaats daarvan is een herzien budget noodzakelijk. Dit kan gebeuren wanneer inflatie de prijzen zo hoog opdrijft dat het niet mogelijk is om binnen het oorspronkelijke budget te blijven, waardoor een herziening nodig is om de financiële prestaties nauwkeuriger te voorspellen. Herzieningen kunnen de behoefte aan extra financiering aan het licht brengen, waardoor partijen die belast zijn met begrotingscontrole moeten achterhalen waar dat geld vandaan zal komen. Dit kan het aangaan van schulden zijn, de reikwijdte van een project verkleinen of geld van een ander project of programma verplaatsen om het in stand te houden. Een bedrijf kan bijvoorbeeld fondsen gedeeltelijk van een afdeling verwijderen om de voltooiing van een belangrijk product door te drukken.