¿Qué es el control de efectivo?
El control de efectivo es un proceso que se utiliza para verificar la naturaleza completa y el registro exacto de todo el efectivo que se recibe, así como cualquier desembolso de efectivo que tenga lugar. Como principio general de la contabilidad financiera responsable, este proceso tiene lugar en cualquier entorno donde se compran y venden bienes y servicios. Como tal, las empresas, las organizaciones sin fines de lucro y los hogares emplean sus principios básicos.
Para comprender completamente el control de efectivo, es útil comprender qué se entiende por efectivo cuando se trata de contabilidad financiera. Además de referirse a la moneda y la moneda, este término también comprende formas de intercambio financiero como giros postales, recibos de tarjetas de crédito y cheques. Esencialmente, cualquier tipo de intercambio financiero que pueda negociarse inmediatamente por un valor fijo califica.
El control de efectivo significa administrar de manera competente todos estos tipos de instrumentos financieros al mantener un sistema de seguimiento preciso que tenga en cuenta tanto la recepción como el desembolso del efectivo. El diseño de este proceso generalmente no es difícil, y hay algunos elementos básicos que se incorporarán al proceso, independientemente de si el procedimiento se utiliza en el hogar o en un entorno de oficina o negocio.
Primero, todas las transacciones relacionadas con el efectivo deben documentarse y registrarse de inmediato. No se utiliza el método contable de acumulación, en el que las ganancias y los gastos se registran cuando se incurren, en lugar de cuando se reciben o se pagan. Cada recibo de efectivo se registra en la recepción, mientras que cada desembolso se ingresa en el momento en que se libera el pago. Este modo de documentación requiere solo algunas plantillas básicas que registrarán los datos necesarios. Para el hogar, se puede usar una cuenta corriente para rastrear todo el efectivo depositado en una cuenta común por el bien del hogar, y el registro del talonario de cheques puede servir como el documento básico que realiza un seguimiento de las transacciones entrantes y salientes.
Luego, los procedimientos sólidos requieren que haya múltiples, pero limitadas, personas que tengan acceso al efectivo, lo que tiene dos propósitos. Primero, las personas pueden ser responsables de la forma en que se administra el efectivo. En segundo lugar, tener al menos dos personas supervisando el proceso ayuda a garantizar que se puedan realizar transacciones importantes en cualquier momento, incluso si un individuo no está disponible por alguna razón.
El control de efectivo también exige que los documentos relacionados con la tarea se mantengan separados de la ubicación física del efectivo. En otras palabras, el libro de contabilidad que se utiliza para registrar las transacciones en efectivo no debe guardarse en la caja fuerte con la moneda, giros postales y cheques. Esta simple precaución ayuda a garantizar que la tarea de alterar la evidencia física relacionada con el efectivo en efectivo sea más difícil y, por lo tanto, minimiza las posibilidades de robo.