Co to jest kontrola gotówki?

Kontrola gotówkowa to proces wykorzystywany do weryfikacji pełnego charakteru i dokładnego zapisu wszystkich otrzymanych gotówki, a także wszelkich wypłat gotówki. Jako szeroką zasadę odpowiedzialnej rachunkowości finansowej, proces ten odbywa się w każdym środowisku, w którym towary i usługi są kupowane i sprzedawane. W związku z tym firmy, organizacje non-profit i gospodarstwa domowe stosują swoje podstawowe zasady.

Aby w pełni zrozumieć kontrolę pieniężną, pomocne jest zrozumienie, co oznacza gotówka, jeśli chodzi o rachunkowość finansową. Oprócz odnoszenia się do waluty i monety, termin ten obejmuje również formy wymiany finansowej, takie jak zamówienia pieniężne, wpływy kart kredytowych i czeki. Zasadniczo każdy rodzaj wymiany finansowej, którą można natychmiast wynegocjować pod kątem stałej wartości.

Kontrola gotówkowa oznacza kompetentnie zarządzanie wszystkimi rodzajami instrumentów finansowych poprzez utrzymanie dokładnego systemu śledzenia, który uwzględnia zarówno otrzymanie, jak i rozkładanie tegoe Cash. Projektowanie tego procesu nie jest trudne, a istnieje kilka podstawowych elementów, które zostaną włączone do procesu, niezależnie od tego, czy procedura jest stosowana w domu, czy w środowisku biurowym lub biznesowym.

Po pierwsze, wszystkie transakcje związane z gotówką muszą zostać natychmiast udokumentowane i zarejestrowane. Nie jest stosowana metoda realizacji rachunkowości, w której zarobki i wydatki są rejestrowane, a nie przy otrzymaniu lub opłaceniu. Każdy paragon gotówkowy jest rejestrowany po przyjęciu, podczas gdy każda wypłata jest wprowadzana w momencie zwolnienia płatności. Ten tryb dokumentacji wymaga tylko podstawowych szablonów, które rejestrują niezbędne dane. W przypadku domu można użyć konta czekowego do śledzenia całej gotówki zdeponowanej na wspólnym koncie dobra domu, a rejestr książek kontrolnych może służyć jako podstawowy dokument, który śledzitransakcje przychodzące i wychodzące.

Następnie solidne procedury wymagają, aby istniało wiele, ale ograniczone osoby, które mają dostęp do gotówki, która służy dwóch celach. Po pierwsze, ludzie mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za sposób zarządzania gotówką. Po drugie, posiadanie co najmniej dwóch osób nadzorujących proces pomaga zapewnić, że ważne transakcje mogą się odbyć w dowolnym momencie, nawet jeśli jedna osoba jest niedostępna z jakiegoś powodu.

Kontrola gotówkowa wymaga również, aby dokumenty związane z zadaniem były oddzielone od fizycznej lokalizacji gotówki. Innymi słowy, książka księgowa, która służy do rejestrowania transakcji gotówkowych, nie powinna być przechowywana w sejfie z walutą, zamówieniami pieniężnymi i czekami. To proste środki ostrożności pomaga zapewnić, że zadanie zmiany fizycznych dowodów związanych z gotówką jest trudniejsze, a zatem minimalizuje szanse na kradzież.