Co to jest kontrola gotówki?
Kontrola środków pieniężnych jest procesem stosowanym do weryfikacji pełnego charakteru i dokładnego rejestrowania wszystkich otrzymanych środków pieniężnych, a także wszelkich dokonywanych wypłat środków pieniężnych. Zgodnie z ogólną zasadą odpowiedzialnej rachunkowości finansowej proces ten odbywa się w każdym środowisku, w którym towary i usługi są kupowane i sprzedawane. Jako takie, przedsiębiorstwa, organizacje non-profit i gospodarstwa domowe stosują swoje podstawowe zasady.
Aby w pełni zrozumieć kontrolę gotówki, pomocne jest zrozumienie, co rozumie się przez gotówkę, jeśli chodzi o rachunkowość finansową. Oprócz waluty i monet, termin ten obejmuje również formy wymiany finansowej, takie jak przekazy pieniężne, pokwitowania z kart kredytowych i czeki. Zasadniczo kwalifikuje się każdy rodzaj wymiany finansowej, która może być natychmiast wynegocjowana dla ustalonej wartości.
Kontrola gotówki oznacza kompetentne zarządzanie wszystkimi tego typu instrumentami finansowymi poprzez utrzymywanie dokładnego systemu śledzenia, który uwzględnia zarówno przyjmowanie, jak i wypłacanie gotówki. Projektowanie tego procesu nie jest teoretycznie trudne i istnieje kilka podstawowych elementów, które zostaną włączone do procesu, niezależnie od tego, czy procedura jest stosowana w domu, czy w biurze lub środowisku biznesowym.
Po pierwsze, wszystkie transakcje związane z gotówką muszą być natychmiast udokumentowane i zarejestrowane. Nie stosuje się metody memoriałowej, w której dochody i koszty są rejestrowane w momencie ich poniesienia, a nie w momencie ich otrzymania lub zapłaty. Każdy paragon gotówkowy jest rejestrowany przy odbiorze, a każda wypłata jest wprowadzana w momencie zwolnienia płatności. Ten tryb dokumentacji wymaga tylko kilku podstawowych szablonów, które rejestrują niezbędne dane. W przypadku domu rachunek bieżący można wykorzystać do śledzenia całej gotówki zdeponowanej na wspólnym rachunku dla dobra domu, a rejestr książeczki czekowej może służyć jako podstawowy dokument, który śledzi transakcje przychodzące i wychodzące.
Następnie solidne procedury wymagają, aby było wiele, ale ograniczonych, osób, które mają dostęp do gotówki, co służy dwóm celom. Po pierwsze, ludzie mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności za sposób zarządzania gotówką. Po drugie, nadzorowanie procesu przez co najmniej dwie osoby pomaga zapewnić, że ważne transakcje mogą mieć miejsce w dowolnym momencie, nawet jeśli jedna osoba jest niedostępna z jakiegoś powodu.
Kontrola gotówki wymaga również, aby dokumenty związane z zadaniem były oddzielone od fizycznej lokalizacji gotówki. Innymi słowy, księgi rachunkowej używanej do rejestrowania transakcji gotówkowych nie należy przechowywać w sejfie z walutą, przekazami pieniężnymi i czekami. Ten prosty środek ostrożności pomaga zapewnić, że zadanie zmiany fizycznych dowodów związanych z gotówką w kasie jest trudniejsze, a zatem minimalizuje ryzyko kradzieży.