Hvad er kontantkontrol?

Kontantkontrol er en proces, der bruges til at verificere den komplette karakter og nøjagtige registrering af alle kontanter, der modtages, samt eventuelle kontantudbetalinger, der finder sted. Som et bredt princip om ansvarlig økonomisk regnskab finder denne proces sted i ethvert miljø, hvor varer og tjenester købes og sælges. Som sådan bruger virksomheder, ikke-kommercielle organisationer og husholdninger alle sine grundlæggende tænder.

For fuldt ud at forstå kontantkontrol er det nyttigt at forstå, hvad der menes med kontanter, når det kommer til økonomisk regnskab. Sammen med henvisning til valuta og mønt forstås dette udtryk også at omfatte former for økonomisk udveksling som postanvisninger, kreditkortkvitteringer og checks. I det væsentlige er enhver form for finansiel udveksling, der øjeblikket kan forhandles om en fast værdi, kvalificeret.

Kontantstyring betyder kompetent styring af alle disse typer finansielle instrumenter ved at opretholde et nøjagtigt tracking-system, der tegner sig for både modtagelse og udbetaling af kontanterne. Det er temmelig ikke vanskeligt at designe denne proces, og der er nogle få grundlæggende elementer, der vil blive indarbejdet i processen, uanset om proceduren bruges i hjemmet eller på et kontor eller et forretningsmiljø.

For det første skal alle transaktioner, der er relateret til kontanter, dokumenteres og registreres øjeblikkeligt. Periodiseringsmetoden, hvor indtjening og udgifter registreres, når de afholdes, snarere end når de modtages eller betales, anvendes ikke. Hver kontantkvittering registreres ved modtagelse, mens hver udbetaling indtastes på det tidspunkt, hvor betalingen frigives. Denne dokumentationstilstand kræver kun nogle grundlæggende skabeloner, der registrerer de nødvendige data. Til hjemmet kan en kontrolkonto bruges til at spore alle kontanter, der er deponeret på en fælles konto til fordel for hjemmet, og checkbogregistret kan fungere som det grundlæggende dokument, der holder styr på de indgående og udgående transaktioner.

Dernæst kræver solide procedurer, at der er flere, men begrænsede, personer, der har adgang til kontanterne, der tjener to formål. For det første kan folk holdes ansvarlige for den måde, hvorpå kontanterne styres. For det andet hjælper det med at sikre, at mindst to personer har tilsyn med processen, til at sikre, at vigtige transaktioner kan finde sted på ethvert tidspunkt, selvom en person ikke er tilgængelig af en eller anden grund.

Kontantkontrol kræver også, at de dokumenter, der er relateret til opgaven, holdes adskilt fra den fysiske placering af kontanterne. Med andre ord, den bogføringsbog, der bruges til at registrere kontanttransaktioner, bør ikke opbevares i pengeskabet med valuta, postanvisning og kontrol. Denne enkle forholdsregel hjælper med at sikre, at opgaven med at ændre de fysiske beviser, der er relateret til kontanter i hånden, er vanskeligere og derfor minimerer muligheden for tyveri.