Co je Cash Control?
Kontrola hotovosti je proces, který se používá k ověření úplné povahy a přesného zaznamenávání všech přijatých peněz, jakož i případných výplat hotovost. Jako široký princip zodpovědného finančního účetnictví se tento proces odehrává v jakémkoli prostředí, kde se zboží a služby nakupují a prodávají. Podniky, neziskové organizace a domácnosti jako takové používají své základní zásady.
Chcete-li plně porozumět kontrole hotovosti, je užitečné pochopit, co se myslí financí, pokud jde o finanční účetnictví. Spolu s odkazem na měnu a mince je tento termín také chápán tak, že zahrnuje formy finanční výměny, jako jsou peněžní příkazy, příjmy z kreditních karet a šeky. Kvalifikuje se v podstatě jakýkoli typ finanční výměny, který lze okamžitě sjednat za pevnou hodnotu.
Kontrola hotovosti znamená kompetentní správu všech těchto typů finančních nástrojů udržováním přesného sledovacího systému, který odpovídá za příjem i výplatu hotovosti. Navrhování tohoto procesu není tématicky obtížné a existuje několik základních prvků, které budou do procesu začleněny, bez ohledu na to, zda se postup používá v domácnosti nebo v kancelářském či obchodním prostředí.
Nejprve musí být všechny transakce související s hotovostí okamžitě dokumentovány a zaznamenány. Akruální metoda účetnictví, ve které se příjmy a výdaje zaznamenávají v okamžiku jejich vzniku, nikoli v okamžiku, kdy jsou přijaty nebo zaplaceny, se nepoužívá. Každý příjem hotovosti se zaznamenává při přijetí, zatímco každé výplaty se zadávají v okamžiku uvolnění platby. Tento režim dokumentace vyžaduje pouze některé základní šablony, které budou zaznamenávat potřebná data. V případě domu lze běžný účet použít ke sledování všech uložených peněz na společném účtu pro dobro domova a registr šekových knížek může sloužit jako základní dokument, který sleduje příchozí a odchozí transakce.
Dále, solidní postupy vyžadují, aby existovalo více, ale omezených jednotlivců, kteří mají přístup k hotovosti, což slouží dvěma účelům. Za prvé, lidé mohou být zodpovědní za způsob, jakým jsou peníze spravovány. Zadruhé, mít na tento proces dohlížejí alespoň dva lidé, což pomáhá zajistit, aby se důležité transakce mohly uskutečnit kdykoli, i když jeden člověk není z nějakého důvodu nedostupný.
Kontrola hotovosti také vyžaduje, aby dokumenty související s úkolem byly vedeny odděleně od fyzického umístění hotovosti. Jinými slovy, účetní kniha, která se používá k zaznamenávání hotovostních transakcí, by neměla být vedena v bezpečí s měnou, peněžními příkazy a šeky. Toto jednoduché preventivní opatření pomáhá zajistit, že úkol změnit fyzické důkazy týkající se hotovosti v ruce je obtížnější, a proto minimalizuje šance na krádež.