O que é controle de caixa?
O controle de caixa é um processo usado para verificar a natureza completa e o registro preciso de todo o dinheiro recebido, bem como quaisquer desembolsos de caixa que ocorram. Como um princípio amplo de contabilidade financeira responsável, esse processo ocorre em qualquer ambiente em que bens e serviços sejam comprados e vendidos. Como tal, empresas, organizações sem fins lucrativos e famílias empregam seus princípios básicos.
Para entender completamente o controle de caixa, é útil entender o que se entende por caixa, quando se trata de contabilidade financeira. Além de se referir a moeda e moeda, esse termo também inclui formas de troca financeira, como ordens de pagamento, recibos de cartão de crédito e cheques. Essencialmente, qualquer tipo de troca financeira que possa ser negociada imediatamente por um valor fixo se qualifica.
Controle de caixa significa gerenciar com competência todos esses tipos de instrumentos financeiros, mantendo um sistema de rastreamento preciso, responsável por receber e desembolsar o dinheiro. Projetar esse processo não é difícil, e existem alguns elementos básicos que serão incorporados ao processo, independentemente de o procedimento ser usado em casa ou no escritório ou no ambiente de negócios.
Primeiro, todas as transações relacionadas ao dinheiro devem ser documentadas e registradas imediatamente. O método contábil de competência, no qual os ganhos e as despesas são registrados quando incorridos, e não quando recebidos ou pagos, não é utilizado. Cada recibo em dinheiro é registrado na recepção, enquanto cada desembolso é inserido no momento em que o pagamento é liberado. Esse modo de documentação requer apenas alguns modelos básicos que registram os dados necessários. Para a casa, uma conta corrente pode ser usada para rastrear todo o dinheiro depositado em uma conta comum para o bem da casa, e o registro do talão de cheques pode servir como o documento básico que acompanha as transações de entrada e saída.
Em seguida, procedimentos sólidos exigem que haja vários indivíduos, mas limitados, que tenham acesso ao dinheiro, o que serve a dois propósitos. Primeiro, as pessoas podem ser responsabilizadas pela maneira como o dinheiro é gerenciado. Segundo, ter pelo menos duas pessoas supervisionando o processo ajuda a garantir que transações importantes possam ocorrer a qualquer momento, mesmo que um indivíduo esteja indisponível por algum motivo.
O controle de caixa também exige que os documentos relacionados à tarefa sejam mantidos separados da localização física do caixa. Em outras palavras, o livro contábil usado para registrar as transações em dinheiro não deve ser mantido em segurança com a moeda, ordens de pagamento e cheques. Essa simples precaução ajuda a garantir que a tarefa de alterar as evidências físicas relacionadas ao dinheiro em mãos seja mais difícil e, portanto, minimize as chances de roubo.