Was ist Bargeldkontrolle?
Die Bargeldkontrolle ist ein Prozess, mit dem überprüft wird, ob das gesamte eingegangene Bargeld sowie alle Bargeldauszahlungen vollständig und korrekt erfasst wurden. Als allgemeines Prinzip einer verantwortungsvollen Finanzbuchhaltung findet dieser Prozess in jedem Umfeld statt, in dem Waren und Dienstleistungen gekauft und verkauft werden. Als solche setzen Unternehmen, gemeinnützige Organisationen und Haushalte ihre Grundprinzipien ein.
Um die Bargeldkontrolle vollständig zu verstehen, ist es hilfreich zu verstehen, was unter Bargeld in Bezug auf die Finanzbuchhaltung zu verstehen ist. Unter diesem Begriff werden neben Währungen und Münzen auch Formen des Finanzaustauschs wie Zahlungsanweisungen, Kreditkartenbelege und Schecks verstanden. Grundsätzlich gilt jede Art von Finanzbörse, die sofort für einen festen Wert ausgehandelt werden kann.
Cash Control bedeutet, alle diese Arten von Finanzinstrumenten kompetent zu verwalten, indem ein genaues Nachverfolgungssystem aufrechterhalten wird, das den Erhalt und die Auszahlung des Bargeldes berücksichtigt. Das Entwerfen dieses Prozesses ist normalerweise nicht schwierig, und es gibt einige grundlegende Elemente, die in den Prozess einbezogen werden, unabhängig davon, ob das Verfahren zu Hause oder in einem Büro oder einer Geschäftsumgebung verwendet wird.
Zunächst müssen alle Transaktionen in Bezug auf Bargeld sofort dokumentiert und aufgezeichnet werden. Die Abgrenzungsmethode, bei der Erträge und Aufwendungen zum Zeitpunkt ihres Entstehens erfasst werden und nicht zum Zeitpunkt ihres Eingangs oder ihrer Zahlung, wird nicht angewendet. Jeder Geldschein wird beim Empfang erfasst, während jede Auszahlung zum Zeitpunkt der Freigabe der Zahlung erfasst wird. Für diesen Dokumentationsmodus sind nur einige grundlegende Vorlagen erforderlich, in denen die erforderlichen Daten aufgezeichnet werden. Für den Privatbereich kann ein Girokonto verwendet werden, um das gesamte eingezahlte Geld für den Privatbereich auf ein gemeinsames Konto zu überweisen, und das Scheckbuchregister kann als Basisdokument dienen, das die eingehenden und ausgehenden Transaktionen protokolliert.
Als nächstes erfordern solide Verfahren, dass es mehrere, aber begrenzte Personen gibt, die Zugriff auf das Geld haben, was zwei Zwecken dient. Erstens können Personen für die Art und Weise, in der das Geld verwaltet wird, zur Verantwortung gezogen werden. Zweitens trägt die Beaufsichtigung des Prozesses durch mindestens zwei Personen dazu bei, dass wichtige Transaktionen jederzeit stattfinden können, auch wenn eine Person aus irgendeinem Grund nicht verfügbar ist.
Die Bargeldkontrolle verlangt auch, dass die Dokumente, die sich auf die Aufgabe beziehen, vom physischen Ort des Bargeldes getrennt werden. Mit anderen Worten, das Buch, in dem die Bargeldtransaktionen erfasst werden, sollte nicht zusammen mit Währung, Zahlungsanweisungen und Schecks im Safe aufbewahrt werden. Diese einfache Vorsichtsmaßnahme trägt dazu bei, dass das Ändern der physischen Beweise für den Kassenbestand schwieriger wird und das Risiko eines Diebstahls minimiert wird.