Qu'est ce que le Cash Control?
Le contrôle des espèces est un processus utilisé pour vérifier la nature complète et l'enregistrement précis de toutes les espèces reçues, ainsi que de tout décaissement effectué. En tant que principe général de comptabilité financière responsable, ce processus a lieu dans tout environnement dans lequel des biens et des services sont achetés et vendus. À ce titre, les entreprises, les organisations à but non lucratif et les ménages utilisent tous ses principes de base.
Pour bien comprendre le contrôle de la trésorerie, il est utile de comprendre ce que l’on entend par trésorerie, s’agissant de la comptabilité financière. En plus de faire référence aux devises et aux pièces de monnaie, ce terme comprend également les formes d'échange financier telles que les mandats, les reçus de carte de crédit et les chèques. Essentiellement, tout type d’échange financier pouvant être négocié immédiatement pour une valeur fixe est admissible.
Le contrôle de la trésorerie signifie la gestion compétente de tous ces types d'instruments financiers en maintenant un système de suivi précis qui comptabilise à la fois les encaissements et les décaissements. Il n’est pas difficile de concevoir ce processus, et quelques éléments de base seront incorporés au processus, que la procédure soit utilisée à la maison, au bureau ou dans un environnement professionnel.
Premièrement, toutes les transactions liées aux espèces doivent être documentées et enregistrées immédiatement. La méthode de comptabilité d'exercice, selon laquelle les gains et les dépenses sont comptabilisés lorsqu'ils sont engagés, plutôt que lorsqu'ils sont reçus ou payés, n'est pas utilisée. Chaque encaissement est enregistré à la réception, tandis que chaque décaissement est entré au moment où le paiement est libéré. Ce mode de documentation nécessite uniquement quelques modèles de base permettant d’enregistrer les données nécessaires. Pour la maison, un compte courant peut être utilisé pour suivre toutes les espèces déposées dans un compte commun pour le bien de la maison, et le registre du carnet de chèques peut servir de document de base permettant de suivre les transactions entrantes et sortantes.
Ensuite, des procédures rigoureuses exigent qu’il y ait plusieurs personnes, mais limitées, qui ont accès à l’argent, ce qui sert deux objectifs. Premièrement, les personnes peuvent être tenues responsables de la manière dont l'argent est géré. Deuxièmement, le fait qu’au moins deux personnes supervisent le processus permet de s’assurer que des transactions importantes peuvent avoir lieu à tout moment, même si une personne n’est pas disponible pour une raison quelconque.
Le contrôle des espèces exige également que les documents liés à la tâche soient conservés séparément de l'emplacement physique de l'argent. En d'autres termes, le livre de comptabilité utilisé pour enregistrer les transactions en espèces ne doit pas être conservé dans le coffre-fort avec la devise, les mandats et les chèques. Cette simple précaution permet de s’assurer que la tâche de modification de la preuve matérielle liée à l’argent en caisse est plus difficile et minimise donc les risques de vol.