Wat is contante controle?
Contante controle is een proces dat wordt gebruikt om de volledige aard en nauwkeurige opname van alle ontvangen contant geld te verifiëren, evenals eventuele contante uitbetalingen die plaatsvinden. Als een breed principe van verantwoordelijke financiële boekhouding vindt dit proces plaats in elke omgeving waar goederen en diensten worden gekocht en verkocht. Als zodanig gebruiken bedrijven, non-profitorganisaties en huishoudens allemaal zijn basisprincipes.
Om contante controle volledig te begrijpen, is het nuttig om te begrijpen wat wordt bedoeld met contant geld, als het gaat om financiële boekhouding. Naast het verwijzen naar valuta en munt, wordt deze term ook begrepen als vormen van financiële uitwisseling, zoals postwissels, creditcardontvangsten en cheques. In wezen betekent elk type financiële uitwisseling dat onmiddellijk kan worden onderhandeld voor een vaste waarde in aanmerking.
Cash Control betekent competent het beherene contant geld. Het ontwerpen van dit proces is thpicaal niet moeilijk, en er zijn een paar basiselementen die in het proces worden opgenomen, ongeacht of de procedure in huis of in een kantoor of zakelijke omgeving wordt gebruikt.
Ten eerste moeten alle transacties met betrekking tot contant geld worden gedocumenteerd en onmiddellijk worden vastgelegd. De opbouwmethode van boekhouding, waarin inkomsten en kosten worden vastgelegd wanneer ze worden gemaakt, in plaats van wanneer ze worden ontvangen of betaald, wordt niet gebruikt. Elke contante ontvangst wordt geregistreerd bij de receptie, terwijl elke uitbetaling wordt ingevoerd op het moment dat de betaling wordt vrijgegeven. Deze wijze van documentatie vereist slechts enkele basissjablonen die de nodige gegevens zullen registreren. Voor het huis kan een betaalrekening worden gebruikt om alle contant geld bij te houden op een gemeenschappelijke account voor het welzijn van het huis, en het chequeboekregister kan dienen als het basisdocument dat bijhoudtde inkomende en uitgaande transacties.
Vervolgens vereisen solide procedures dat er meerdere, maar beperkte personen zijn die toegang hebben tot het geld, dat twee doelen dient. Ten eerste kunnen mensen verantwoordelijk worden gehouden voor de manier waarop het geld wordt beheerd. Ten tweede helpt het hebben van ten minste twee mensen die toezicht houden op het proces om ervoor te zorgen dat belangrijke transacties op elk gewenst moment kunnen plaatsvinden, zelfs als een persoon om een of andere reden niet beschikbaar is.
Cash Control vereist ook dat de documenten met betrekking tot de taak worden gescheiden van de fysieke locatie van het geld. Met andere woorden, het boekhoudboek dat wordt gebruikt om de contante transacties vast te leggen, mag niet in de kluis worden bewaard met de valuta, postwissels en cheques. Deze eenvoudige voorzorgsmaatregel helpt ervoor te zorgen dat de taak om het fysieke bewijs te wijzigen met betrekking tot contant geld in de hand moeilijker is en daarom de kansen voor diefstal minimaliseert.