Wat is Cash Control?
Cashcontrole is een proces dat wordt gebruikt om de volledige aard en nauwkeurige registratie van alle ontvangen contanten te controleren, evenals eventuele contante betalingen die plaatsvinden. Als een breed principe van verantwoorde financiële boekhouding vindt dit proces plaats in elke omgeving waar goederen en diensten worden gekocht en verkocht. Als zodanig hanteren bedrijven, non-profitorganisaties en huishoudens allemaal hun basisprincipes.
Om de controle over contant geld volledig te begrijpen, is het nuttig om te begrijpen wat met contant geld wordt bedoeld als het gaat om financiële administratie. Naast het verwijzen naar valuta en munten, omvat deze term ook vormen van financiële uitwisseling, zoals postwissels, creditcardontvangsten en cheques. In wezen komt elk type financiële uitwisseling in aanmerking dat onmiddellijk kan worden onderhandeld voor een vaste waarde.
Cashcontrole betekent het competent beheren van al deze soorten financiële instrumenten door het onderhouden van een nauwkeurig volgsysteem dat rekening houdt met zowel het ontvangen als het uitbetalen van de contanten. Het ontwerpen van dit proces is meestal niet moeilijk, en er zijn een paar basiselementen die in het proces worden opgenomen, ongeacht of de procedure thuis of op kantoor of in een zakelijke omgeving wordt gebruikt.
Ten eerste moeten alle transacties met betrekking tot contant geld onmiddellijk worden gedocumenteerd en geregistreerd. De boekhoudmethode op transactiebasis, waarbij inkomsten en uitgaven worden geregistreerd wanneer ze worden gemaakt, en niet wanneer ze worden ontvangen of betaald, wordt niet gebruikt. Elk contant ontvangstbewijs wordt geregistreerd bij ontvangst, terwijl elke betaling wordt ingevoerd op het moment dat de betaling wordt vrijgegeven. Voor deze documentatiemodus zijn slechts enkele basissjablonen vereist die de benodigde gegevens vastleggen. Voor thuis kan een betaalrekening worden gebruikt om alle contanten bij te houden die op een gemeenschappelijke rekening zijn gestort voor het welzijn van de woning, en het chequeboekregister kan dienen als het basisdocument dat de inkomende en uitgaande transacties bijhoudt.
Vervolgens vereisen solide procedures dat er meerdere, maar beperkte, personen zijn die toegang hebben tot het geld, wat twee doelen dient. Ten eerste kunnen mensen verantwoordelijk worden gehouden voor de manier waarop het geld wordt beheerd. Ten tweede helpt het hebben van ten minste twee mensen om toezicht te houden op het proces om ervoor te zorgen dat belangrijke transacties op elk moment kunnen plaatsvinden, zelfs als een persoon om een of andere reden niet beschikbaar is.
Cashcontrole vereist ook dat de documenten met betrekking tot de taak gescheiden worden gehouden van de fysieke locatie van het geld. Met andere woorden, het boekhoudboek dat wordt gebruikt om de contante transacties te registreren, moet niet in de kluis worden bewaard bij de valuta, postwissels en cheques. Deze eenvoudige voorzorgsmaatregel helpt ervoor te zorgen dat de taak om het fysieke bewijs met betrekking tot contant geld in de hand te wijzigen, moeilijker is en minimaliseert daarom de kans op diefstal.