Vad är kontantkontroll?

Kontantkontroll är en process som används för att verifiera fullständig karaktär och noggrann registrering av alla kontanter som mottas, liksom eventuella kontantutbetalningar som äger rum. Som en bred princip för ansvarsfull ekonomisk redovisning sker denna process i alla miljöer där varor och tjänster köps och säljs. Som sådant använder företag, ideella organisationer och hushåll alla sina grundläggande grunder.

För att fullt ut förstå kontantkontroll är det bra att förstå vad som menas med kontanter när det gäller ekonomisk redovisning. Tillsammans med hänvisning till valuta och mynt förstås denna term också att inkludera former av finansiell utbyte som postanvisningar, kreditkortskvitton och checkar. I huvudsak kvalificerar sig alla typer av ekonomiskt utbyte som omedelbart kan förhandlas fram för ett fast värde.

Med kontantkontroll menas kompetent hantering av alla dessa typer av finansiella instrument genom att upprätthålla ett exakt spårningssystem som står för både mottagande och utbetalning av kontanter. Att utforma denna process är typiskt inte svårt, och det finns några grundläggande element som kommer att införlivas i processen, oavsett om proceduren används i hemmet eller på ett kontor eller affärsmiljö.

Först måste alla transaktioner relaterade till kontanter dokumenteras och registreras omedelbart. Periodiseringsmetoden för redovisning, där intäkter och utgifter redovisas när de uppkommer, snarare än när de erhålls eller betalas, används inte. Varje kassakvitto registreras vid mottagningen, medan varje utbetalning matas in när betalningen släpps. Det här dokumentationsläget kräver endast några grundläggande mallar som registrerar nödvändig data. För hemmet kan ett kontrollkonto användas för att spåra alla kontanter som deponerats på ett gemensamt konto för hemmet, och checkbokregistret kan fungera som det grundläggande dokumentet som håller reda på inkommande och utgående transaktioner.

Därefter kräver solida förfaranden att det finns flera, men begränsade, individer som har tillgång till kontanter, som tjänar två syften. Först kan människor hållas ansvariga för hur kontanterna hanteras. För det andra, genom att ha minst två personer som övervakar processen hjälper det till att säkerställa att viktiga transaktioner kan ske när som helst, även om en person inte är tillgänglig av någon anledning.

Kontantkontroll kräver också att dokumenten relaterade till uppgiften hålls åtskilda från den fysiska platsen för kontanterna. Med andra ord bör bokföringen som används för att registrera kontanttransaktioner inte förvaras i kassaskåpet med valuta, postanvisningar och checkar. Denna enkla försiktighetsåtgärd hjälper till att säkerställa att uppgiften att förändra de fysiska bevisen relaterade till kontanter i handen är svårare och minimerar därför risken för stöld.