Hva er kontantkontroll?

Kontantkontroll er en prosess som brukes for å bekrefte fullstendig karakter og nøyaktig registrering av alle kontanter som mottas, samt eventuelle kontantutbetalinger som finner sted. Som et bredt prinsipp om ansvarlig økonomisk regnskap, foregår denne prosessen i ethvert miljø der varer og tjenester kjøpes og selges. Som sådan bruker virksomheter, ideelle organisasjoner og husholdninger sine grunnleggende grunntjenester.

For å forstå kontantkontrollen fullt ut, er det nyttig å forstå hva som menes med kontanter, når det gjelder økonomisk regnskap. Sammen med å referere til valuta og mynt, er dette begrepet også forstått å inkludere former for økonomisk utveksling som postanvisninger, kredittkortkvitteringer og sjekker. I hovedsak kvalifiserer enhver type økonomisk utveksling som umiddelbart kan forhandles for en fast verdi.

Kontantkontroll betyr kompetent å håndtere alle disse typer finansielle instrumenter ved å opprettholde et nøyaktig sporingssystem som står for både mottak og utbetaling av kontanter. Å designe denne prosessen er typisk ikke vanskelig, og det er noen få grunnleggende elementer som vil bli integrert i prosessen, uavhengig av om prosedyren brukes i hjemmet eller på et kontor eller et forretningsmiljø.

Først må alle transaksjoner relatert til kontanter dokumenteres og registreres umiddelbart. Periodiseringsmetoden for regnskap, der inntekter og utgifter blir bokført når de påløper, snarere enn når de mottas eller betales, brukes ikke. Hver kontantkvittering registreres ved mottak, mens hver utbetaling legges inn på det tidspunktet betalingen frigjøres. Denne dokumentasjonsmodusen krever bare noen grunnleggende maler som vil registrere nødvendige data. For hjemmet kan en brukskonto brukes til å spore alle kontanter som er satt inn på en felles konto til fordel for hjemmet, og sjekkbokregisteret kan fungere som det grunnleggende dokumentet som holder oversikt over inngående og utgående transaksjoner.

Dernest krever solide prosedyrer at det er flere, men begrensede, individer som har tilgang til kontantene, som tjener to formål. For det første kan folk stilles til ansvar for måten kontantene styres på. For det andre: Å ha minst to personer som har tilsyn med prosessen er med på å sikre at viktige transaksjoner kan finne sted når som helst, selv om en person av en eller annen grunn ikke er tilgjengelig.

Kontantkontroll krever også at dokumentene relatert til oppgaven holdes atskilt fra den fysiske plasseringen av kontantene. Med andre ord, regnskapsboka som brukes til å registrere kontanttransaksjoner, bør ikke oppbevares i safe med valuta, postanvisninger og sjekker. Denne enkle forhåndsregelen bidrar til å sikre at oppgaven med å endre de fysiske bevisene knyttet til kontanter i hånden er vanskeligere, og reduserer derfor sjansene for tyveri.