Hva er kontantkontroll?

Kontantkontroll er en prosess som brukes til å verifisere fullstendig art og nøyaktig registrering av alle kontanter som mottas, samt eventuelle kontantutbetalinger som finner sted. Som et bredt prinsipp for ansvarlig økonomisk regnskap, foregår denne prosessen i ethvert miljø der varer og tjenester kjøpes og selges. Som sådan bruker bedrifter, ideelle organisasjoner og husholdninger alle grunnleggende grunnlag.

For å forstå kontantkontrollen, er det nyttig å forstå hva som menes med kontanter, når det gjelder økonomisk regnskap. Sammen med å henvise til valuta og mynt, forstås dette begrepet også å inkludere skjemaer for økonomisk utveksling som postordrer, kredittkortkvitteringer og sjekker. I hovedsak er alle typer økonomiske utvekslinger som umiddelbart kan forhandles for en fast verdi kvalifiserer.

Kontantkontroll betyr kompetent å håndtere alle disse typer finansielle instrumenter ved å opprettholde et nøyaktig sporingssystem som står for både mottak og utbetaling av the kontanter. Å designe denne prosessen er ikke vanskelig, og det er noen få grunnleggende elementer som vil bli integrert i prosessen, uavhengig av om prosedyren brukes i hjemmet eller i et kontor eller et forretningsmiljø.

Først må alle transaksjoner relatert til kontanter dokumenteres og registreres umiddelbart. Regnskapsmetoden for regnskap, der det blir registrert at inntekter og utgifter blir registrert når de pådro seg, snarere enn når de blir mottatt eller betalt, blir ikke brukt. Hver kontantmottak blir registrert etter mottak, mens hver utbetaling legges inn på det tidspunktet betalingen frigjøres. Denne dokumentasjonsmåten krever bare noen grunnleggende maler som vil registrere nødvendige data. For hjemmet kan en sjekkekonto brukes til å spore alle kontanter som er satt inn i en felles konto for hjemmet til hjemmet, og sjekkbokregisteret kan fungere som det grunnleggende dokumentet som holder oversikt overde inngående og utgående transaksjonene.

Deretter krever solide prosedyrer at det er flere, men begrensede, individer som har tilgang til kontantene, som tjener to formål. For det første kan folk holdes ansvarlige for måten kontantene styres på. For det andre, å ha minst to personer som fører tilsyn med prosessen, hjelper til med å sikre at viktige transaksjoner kan finne sted når som helst, selv om ett individ ikke er tilgjengelig av en eller annen grunn.

Kontantkontroll krever også at dokumentene relatert til oppgaven holdes atskilt fra den fysiske plasseringen av kontantene. Med andre ord, regnskapsboken som brukes til å registrere kontanttransaksjonene, bør ikke holdes i safe med valuta, postanvisninger og sjekker. Denne enkle forholdsregelen er med på å sikre at oppgaven med å endre de fysiske bevisene relatert til kontanter i hånden er vanskeligere, og derfor minimerer sjansene for tyveri.