¿Qué es la gestión de costos del proyecto?

La gestión de costos del proyecto es el proceso de rastrear y controlar los costos asociados con un proyecto determinado. Esto ocurre al monitorear los diversos factores que contribuyen al costo de un trabajo en particular y evitar problemas que pueden causar un aumento de costos. Es importante para el éxito de un proyecto porque el aumento de los costos resulta en una disminución de las ganancias.

Varias cosas pueden contribuir a aumentar los costos. Uno de esos factores se conoce como alcance de arrastre. Esto es lo que sucede cuando un cliente puede agregar nuevos requisitos o tareas a un trabajo. Las buenas prácticas de gestión de costos del proyecto alertan al gerente del proyecto sobre el alcance y le permiten a la compañía tomar una decisión sobre si cobrar al cliente por el trabajo adicional o proporcionar el trabajo con pérdidas.

Las demoras y los errores también pueden contribuir a los problemas de costos. Por ejemplo, la falta de pedido de los materiales correctos la primera vez aumentará los costos de envío y también puede causar una tarifa de reposición. Además, el hecho de no pedir los materiales adecuados a tiempo puede significar que la compañía pagará cargos por envío más rápido. Un proceso de gestión de costos debe identificar los posibles problemas de antemano para que puedan evitarse y debe recordar a los participantes del proyecto los plazos que, de no cumplirse, pueden generar costos adicionales.

Los gerentes de proyecto deben tener en cuenta los costos tanto duros como blandos. Los costos difíciles incluyen cosas como materiales, suministros y costos de servicios de subcontratistas. Los costos blandos incluyen la mano de obra gastada por los empleados internos y el costo de capital.

La gestión de costos del proyecto también puede involucrar el seguimiento de los ahorros de costos. Estos ahorros deberían reflejarse en el presupuesto final del proyecto y podrían usarse como un ejemplo de las habilidades del gerente. En algunos casos, particularmente cuando los ahorros fueron sustanciales e inesperados, un proveedor puede optar por compartir los ahorros con un cliente como un gesto de buena voluntad.

Existen numerosas herramientas para ayudar en la gestión de costos del proyecto. Estos pueden ser tan avanzados como los programas de computadora especialmente diseñados para rastrear los costos reales contra los costos proyectados. Sin embargo, una hoja de cálculo simple puede ser suficiente para rastrear pequeños proyectos.

La gestión de costos del proyecto es crítica para el éxito financiero de un proyecto. Sin embargo, el proceso también puede tener otros beneficios. Por ejemplo, si las estimaciones del proyecto son consistentemente incorrectas, puede haber un problema con el proceso de estimación. Si un proveedor en particular cobra constantemente más que la estimación original, puede ser hora de investigar a otros proveedores que puedan ofrecer precios más precisos por adelantado.