¿Qué es la gestión de costos del proyecto?
La gestión de costos del proyecto es el proceso de seguimiento y control de los costos asociados con un proyecto determinado. Esto ocurre al monitorear los diversos factores que contribuyen al costo de un trabajo en particular y evitar problemas que pueden causar un aumento en el costo. Es importante para el éxito de un proyecto porque el aumento de los costos resultan en una disminución de las ganancias.
Una serie de cosas pueden contribuir a los costos aumentados. Uno de esos factores se conoce como alcance. Esto es lo que sucede cuando un cliente puede agregar nuevos requisitos o tareas a un trabajo. Las buenas prácticas de gestión de costos del proyecto alerta al gerente del proyecto para que alcance el alcance y permita a la compañía tomar una decisión sobre si cobrar al cliente por el trabajo adicional o proporcionar el trabajo con pérdidas.
Los retrasos y los errores también pueden contribuir a los problemas de costos. Por ejemplo, no ordenar los materiales correctos la primera vez aumentará los costos de envío y también puede causar una tarifa de reposición. Además, no ordenar el adecuadoLos materiales a tiempo pueden significar que la compañía pagará cargos por prisa por una entrega más rápida. Un proceso de gestión de costos debe identificar posibles problemas por adelantado para que puedan evitarse y deben recordar a los participantes del proyecto de plazos que, si se pierden, pueden crear costos adicionales.
Los gerentes de proyecto deben tener en cuenta los costos duros y blandos. Los costos duros incluyen cosas como materiales, suministros y costo de los servicios de subcontratistas. Los costos blandos incluyen mano de obra gastada por empleados internos y el costo del capital.
La gestión de costos del proyecto también puede implicar el seguimiento de los ahorros de costos. Estos ahorros deben reflejarse en el presupuesto final del proyecto y podrían usarse como un ejemplo de las habilidades del gerente. En algunos casos, particularmente cuando un ahorro era sustancial e inesperado, un proveedor podría optar por compartir los ahorros con un cliente como un gesto de buena voluntad.
Numerosas herramientasS existe para ayudar en la gestión de costos del proyecto. Estos pueden ser tan avanzados como los programas de computadora especialmente diseñados para rastrear los costos reales contra los costos proyectados. Sin embargo, una hoja de cálculo simple puede ser suficiente para rastrear pequeños proyectos.
La gestión de costos del proyecto es fundamental para el éxito financiero de un proyecto. Sin embargo, el proceso también puede tener otros beneficios. Por ejemplo, si las estimaciones del proyecto son consistentemente incorrectas, puede haber un problema con el proceso de estimación. Si un proveedor en particular cobra constantemente más que la estimación original, puede ser hora de investigar a otros proveedores que puedan ofrecer precios más precisos por adelantado.