Cos'è la gestione dei costi di progetto?
La gestione dei costi di progetto è il processo di tracciamento e controllo dei costi associati a un determinato progetto. Ciò si verifica monitorando i vari fattori che contribuiscono al costo di un determinato lavoro ed evitando problemi che potrebbero causare un aumento dei costi. È importante per il successo di un progetto perché un aumento dei costi comporta una riduzione dei profitti.
Un certo numero di cose può contribuire all'aumento dei costi. Uno di questi fattori è noto come "creep scope". Questo è ciò che accade quando un cliente è autorizzato ad aggiungere nuovi requisiti o attività a un lavoro. Le buone pratiche di gestione dei costi del progetto avvertono il responsabile del progetto di insinuarsi nell'ambito e consentono all'azienda di decidere se addebitare al cliente il lavoro aggiuntivo o fornire il lavoro in perdita.
Ritardi ed errori possono anche contribuire a problemi di costo. Ad esempio, la mancata ordinazione dei materiali corretti la prima volta aumenterà i costi di spedizione e potrebbe anche comportare una commissione di rifornimento. Inoltre, la mancata ordinazione tempestiva dei materiali idonei può comportare che la società pagherà le spese urgenti per una consegna più rapida. Un processo di gestione dei costi dovrebbe identificare in anticipo potenziali problemi in modo che possano essere evitati e dovrebbe ricordare ai partecipanti al progetto le scadenze che, se non rispettate, possono creare costi aggiuntivi.
I project manager dovrebbero prendere in considerazione sia i costi fissi che i costi ridotti. I costi fissi includono materiali, forniture e costi dei servizi di subappaltatore. I costi soft comprendono la manodopera spesa dai dipendenti interni e il costo del capitale.
La gestione dei costi del progetto può anche comportare il monitoraggio dei risparmi sui costi. Questi risparmi dovrebbero riflettersi nel budget del progetto finale e potrebbero essere usati come esempio delle capacità del manager. In alcuni casi, in particolare quando un risparmio era sia sostanziale che inatteso, un venditore potrebbe scegliere di condividere i risparmi con un cliente come gesto di buona volontà.
Esistono numerosi strumenti per aiutare nella gestione dei costi di progetto. Questi possono essere tanto avanzati quanto i programmi per computer appositamente progettati per tenere traccia dei costi effettivi rispetto ai costi previsti. Un semplice foglio di calcolo, tuttavia, può essere sufficiente per tracciare piccoli progetti.
La gestione dei costi del progetto è fondamentale per il successo finanziario di un progetto. Tuttavia, il processo può avere altri vantaggi. Ad esempio, se le stime del progetto sono costantemente errate, potrebbe esserci un problema con il processo di stima. Se un determinato fornitore addebita costantemente più della stima originale, potrebbe essere il momento di indagare su altri fornitori che possono offrire prezzi più precisi in anticipo.