Wat is projectkostenbeheer?

Projectkostenbeheer is het proces van het volgen en beheersen van de kosten verbonden aan een bepaald project. Dit gebeurt door het monitoren van de verschillende factoren die bijdragen aan de kosten van een bepaalde taak en het vermijden van problemen die een kostenstijging kunnen veroorzaken. Het is belangrijk voor het succes van een project, omdat hogere kosten leiden tot lagere winsten.

Een aantal dingen kan bijdragen aan escalerende kosten. Een dergelijke factor staat bekend als scope creep. Dit is wat er gebeurt als een klant nieuwe eisen of taken aan een taak mag toevoegen. Goede projectkostenbeheerspraktijken waarschuwen de projectmanager om de reikwijdte te vergroten en het bedrijf in staat te stellen een beslissing te nemen over het in rekening brengen van de klant voor het extra werk of het werk met verlies te leveren.

Vertragingen en fouten kunnen ook bijdragen aan kostenproblemen. Als u bijvoorbeeld de eerste keer niet de juiste materialen bestelt, worden de verzendkosten hoger en kunnen er ook restocking-kosten ontstaan. Als het juiste materiaal niet op tijd wordt besteld, kan het bedrijf bovendien spoedkosten betalen voor snellere levering. Een kostenbeheersingsproces moet van tevoren potentiële problemen identificeren, zodat ze kunnen worden vermeden, en moet projectdeelnemers herinneren aan deadlines die, indien gemist, extra kosten kunnen veroorzaken.

Projectmanagers moeten rekening houden met zowel harde als zachte kosten. Harde kosten omvatten zaken als materialen, benodigdheden en kosten van onderaannemersdiensten. Zachte kosten omvatten arbeid besteed door interne werknemers en kapitaalkosten.

Projectkostenbeheer kan ook kostenbesparingen bijhouden. Deze besparingen moeten worden weerspiegeld in het uiteindelijke projectbudget en kunnen worden gebruikt als een voorbeeld van de capaciteiten van de manager. In sommige gevallen, met name wanneer een besparing zowel substantieel als onverwacht was, zou een verkoper ervoor kunnen kiezen om de besparingen te delen met een klant als een gebaar van goede wil.

Er bestaan ​​tal van hulpmiddelen om te helpen bij het beheer van projectkosten. Deze kunnen net zo geavanceerd zijn als computerprogramma's die speciaal zijn ontworpen om de werkelijke kosten af ​​te wegen tegen de verwachte kosten. Een eenvoudige spreadsheet kan echter voldoende zijn om kleine projecten bij te houden.

Projectkostenbeheer is van cruciaal belang voor het financiële succes van een project. Het proces kan echter ook andere voordelen hebben. Als projectschattingen bijvoorbeeld consequent onjuist zijn, kan er een probleem zijn met het schattingsproces. Als een bepaalde leverancier consequent meer in rekening brengt dan de oorspronkelijke schatting, is het misschien tijd om andere leveranciers te onderzoeken die vooraf een meer accurate prijs kunnen aanbieden.