Hvad er projektomkostningsstyring?
Projektomkostningsstyring er processen med at spore og kontrollere omkostningerne forbundet med et givet projekt. Dette sker ved at overvåge de forskellige faktorer, der bidrager til omkostningerne ved et bestemt job og undgå problemer, der kan forårsage en omkostningsstigning. Det er vigtigt for succes med et projekt, fordi øgede omkostninger medfører nedsat overskud.
En række ting kan bidrage til eskalerende omkostninger. En sådan faktor er kendt som omfangskrypning. Dette er hvad der sker, når en klient får lov til at tilføje nye krav eller opgaver til et job. God projektomkostningsstyringspraksis advarer projektlederen om omfangskrypning og giver virksomheden mulighed for at træffe en beslutning om, hvorvidt kunden skal opkræves for det ekstra arbejde eller give arbejdet tabt.
Forsinkelser og fejl kan også bidrage til omkostningsproblemer. For eksempel vil manglende bestilling af det rigtige materiale første gang øge forsendelsesomkostningerne og kan også medføre et genopstartsgebyr. Derudover kan manglende bestilling af de rette materialer til tiden betyde, at virksomheden betaler hasteomkostninger for hurtigere levering. En omkostningsstyringsproces skal identificere potentielle problemer på forhånd, så de kan undgås og skal minde projektdeltagerne om tidsfrister, som, hvis de går glip af, kan skabe ekstra omkostninger.
Projektledere skal tage både hårde og bløde omkostninger i betragtning. Hårde omkostninger inkluderer sådanne ting som materialer, forsyninger og omkostninger ved underleverandørtjenester. Bløde omkostninger inkluderer arbejdskraft, der udgiftsføres af interne ansatte og kapitalomkostningerne.
Projektomkostningsstyring kan også involvere sporing af omkostningsbesparelser. Disse besparelser skal afspejles i det endelige projektbudget og kan bruges som et eksempel på lederens evner. I nogle tilfælde, især hvor en opsparing var både betydelig og uventet, kan en leverandør vælge at dele besparelserne med en klient som en gestus af goodwill.
Der findes adskillige værktøjer til at hjælpe med projektomkostningsstyring. Disse kan være så avancerede som computerprogrammer, der er specielt designet til at spore faktiske omkostninger mod forventede omkostninger. Et simpelt regneark kan imidlertid være nok til at spore små projekter.
Projektomkostningsstyring er kritisk for et projekts økonomiske succes. Processen kan imidlertid også have andre fordele. For eksempel, hvis projektestimater konsekvent er forkerte, kan der være et problem med estimeringsprocessen. Hvis en bestemt leverandør konsekvent opkræver mere end det oprindelige estimat, kan det være på tide at undersøge andre leverandører, der kan tilbyde mere nøjagtige priser foran.