Hva er prosjektkostnadsstyring?
Prosjektkostnadsstyring er prosessen med å spore og kontrollere kostnadene forbundet med et gitt prosjekt. Dette skjer ved å overvåke de forskjellige faktorene som bidrar til kostnadene for en bestemt jobb og unngå problemer som kan forårsake en kostnadsøkning. Det er viktig for suksessen til et prosjekt fordi økte kostnader fører til redusert fortjeneste.
En rekke ting kan bidra til eskalerende kostnader. En slik faktor er kjent som omfangskryp. Dette er hva som skjer når en klient får lov til å legge til nye krav eller oppgaver til en jobb. God prosjektkostnadsstyringspraksis varsler prosjektlederen om omfangskryp og lar selskapet ta en beslutning om de vil belaste klienten for tilleggsarbeidet eller gi arbeidet med tap.
Forsinkelser og feil kan også bidra til kostnadsproblemer. Hvis du for eksempel ikke bestiller riktig materiale første gang, vil det øke forsendelseskostnadene og kan også føre til et omleggingsgebyr. I tillegg kan unnlatelse av å bestille riktig materiale på tid bety at selskapet betaler hastekostnader for raskere levering. En kostnadsstyringsprosess bør identifisere potensielle problemer på forhånd, slik at de kan unngås og bør minne prosjektdeltakerne om frister som, hvis de går glipp av, kan skape ekstra kostnader.
Prosjektledere bør ta hensyn til både harde og myke kostnader. Harde kostnader inkluderer ting som materialer, forsyninger og kostnader for underleverandørtjenester. Myke kostnader inkluderer arbeidskraft brukt av interne ansatte og kapitalkostnadene.
Prosjektkostnadsstyring kan også innebære sporing av kostnadsbesparelser. Disse besparelsene bør gjenspeiles i det endelige prosjektbudsjettet og kan brukes som et eksempel på lederens evner. I noen tilfeller, spesielt hvor besparelsen var både betydelig og uventet, kan en leverandør velge å dele besparelsen med en klient som en gest av velvilje.
Det finnes mange verktøy for å hjelpe deg med prosjektkostnadsstyring. Disse kan være så avanserte som dataprogrammer spesielt designet for å spore faktiske kostnader mot anslåtte kostnader. Et enkelt regneark kan imidlertid være nok til å spore små prosjekter.
Prosjektkostnadsstyring er avgjørende for den økonomiske suksessen til et prosjekt. Prosessen kan imidlertid også ha andre fordeler. For eksempel, hvis prosjektanslag er gjennomgående uriktige, kan det være et problem med estimeringsprosessen. Hvis en bestemt leverandør konsekvent belaster mer enn det opprinnelige estimatet, kan det være på tide å undersøke andre leverandører som kan tilby mer nøyaktig prissetting foran.