Hva er prosjektkostnadsstyring?
Prosjektkostnadsstyring er prosessen med å spore og kontrollere kostnadene forbundet med et gitt prosjekt. Dette skjer ved å overvåke de forskjellige faktorene som bidrar til kostnadene for en bestemt jobb og unngå problemer som kan føre til en kostnadsøkning. Det er viktig for suksessen til et prosjekt fordi økte kostnader resulterer i redusert fortjeneste.
En rekke ting kan bidra til eskalerende kostnader. En slik faktor er kjent som omfangskryp. Dette er hva som skjer når en klient får lov til å legge til nye krav eller oppgaver til en jobb. God prosjektkostnadsstyring praksis varsler prosjektlederen om å omfatte krype og la selskapet ta en beslutning om om de skal belaste klienten for tilleggsarbeidet eller gi arbeidet med tap.
Forsinkelser og feil kan også bidra til kostnadsproblemer. For eksempel vil unnlatelse av å bestille riktig materiale første gang øke fraktkostnadene og kan også føre til et ombyggingsgebyr. I tillegg, unnlatelse av å bestille riktigMaterialer i tide kan bety at selskapet vil betale rushavgifter for raskere levering. En kostnadsstyringsprosess bør identifisere potensielle problemer på forhånd, slik at de kan unngås og bør minne prosjektdeltakere om tidsfrister som, hvis de går glipp av, kan skape ekstra kostnader.
Prosjektledere bør ta hensyn til både harde og myke kostnader. Harde kostnader inkluderer ting som materialer, forsyninger og kostnader for underleverandørtjenester. Myke kostnader inkluderer arbeidskraft brukt av interne ansatte og kapitalkostnadene.
Prosjektkostnadsstyring kan også innebære sporing av kostnadsbesparelser. Disse besparelsene bør gjenspeiles i det endelige prosjektbudsjettet og kan brukes som et eksempel på lederens evner. I noen tilfeller, spesielt der en besparelse var både betydelig og uventet, kan en leverandør velge å dele besparelsene med en klient som en gest av velvilje.
Tallrike verktøys eksisterer for å hjelpe til med prosjektkostnadsstyring. Disse kan være like avanserte som dataprogrammer spesielt designet for å spore faktiske kostnader mot anslåtte kostnader. Et enkelt regneark kan imidlertid være nok til å spore små prosjekter.
Prosjektkostnadsstyring er avgjørende for den økonomiske suksessen til et prosjekt. Prosessen kan imidlertid ha andre fordeler. For eksempel, hvis prosjektestimater er konsekvent feil, kan det være et problem med estimeringsprosessen. Hvis en bestemt leverandør konsekvent belaster mer enn det opprinnelige estimatet, kan det være på tide å undersøke andre leverandører som kan tilby mer nøyaktige priser på forhånd.