Co to jest zarządzanie kosztami projektu?

Zarządzanie kosztami projektu to proces śledzenia i kontrolowania kosztów związanych z danym projektem. Odbywa się to poprzez monitorowanie różnych czynników, które przyczyniają się do kosztu określonego zadania i unikanie problemów, które mogą powodować wzrost kosztów. Jest to ważne dla powodzenia projektu, ponieważ wzrost kosztów powoduje zmniejszenie zysków.

Wiele rzeczy może przyczynić się do wzrostu kosztów. Jednym z takich czynników jest pełzanie zakresu. Dzieje się tak, gdy klient może dodawać nowe wymagania lub zadania do zadania. Dobre praktyki zarządzania kosztami projektu ostrzegają kierownika projektu o rozszerzeniu zakresu i pozwalają firmie podjąć decyzję, czy obciążyć klienta dodatkową pracą, czy też zapewnić pracę ze stratą.

Opóźnienia i błędy mogą również przyczynić się do problemów z kosztami. Na przykład brak zamówienia odpowiednich materiałów po raz pierwszy zwiększy koszty wysyłki i może również spowodować opłatę za uzupełnienie zapasów. Dodatkowo, brak zamówienia odpowiednich materiałów na czas może oznaczać, że firma zapłaci opłaty szczytu za szybszą dostawę. Proces zarządzania kosztami powinien z wyprzedzeniem identyfikować potencjalne problemy, aby można było ich uniknąć, i powinien przypominać uczestnikom projektu o terminach, które, jeśli zostaną przekroczone, mogą generować dodatkowe koszty.

Kierownicy projektów powinni wziąć pod uwagę zarówno koszty twarde, jak i miękkie. Ciężkie koszty obejmują takie rzeczy, jak materiały, dostawy i koszty usług podwykonawców. Koszty miękkie obejmują pracę wydatkowaną przez pracowników wewnętrznych i koszt kapitału.

Zarządzanie kosztami projektu może również obejmować śledzenie oszczędności kosztów. Oszczędności te powinny znaleźć odzwierciedlenie w ostatecznym budżecie projektu i mogą być wykorzystane jako przykład umiejętności menedżera. W niektórych przypadkach, szczególnie gdy oszczędności były zarówno znaczne, jak i nieoczekiwane, sprzedawca może zdecydować się na podzielenie się oszczędnościami z klientem jako gest dobrej woli.

Istnieje wiele narzędzi wspomagających zarządzanie kosztami projektu. Mogą być tak zaawansowane, jak programy komputerowe specjalnie zaprojektowane do śledzenia faktycznych kosztów w stosunku do prognozowanych kosztów. Jednak prosty arkusz kalkulacyjny może wystarczyć do śledzenia małych projektów.

Zarządzanie kosztami projektu ma kluczowe znaczenie dla finansowego sukcesu projektu. Proces ten może jednak mieć także inne zalety. Na przykład, jeśli szacunki projektu są konsekwentnie niepoprawne, może występować problem z procesem szacowania. Jeśli dany dostawca konsekwentnie pobiera opłaty wyższe niż pierwotne oszacowanie, może być czas na zbadanie innych dostawców, którzy mogą zaoferować dokładniejsze ceny z góry.