¿Cómo elijo el mejor software de administrador de impresión?
El software de administrador de impresión ayuda al usuario de una computadora a elegir lo que quiere imprimir. Al usar el software, los usuarios pueden imprimir solo lo que sea necesario y pueden evitar desperdiciar tinta y papel de la impresora en imágenes adicionales, documentos o elementos del sitio web contenidos en una página. Además de ayudar a imprimir documentos individuales, pueden existir ciertas utilidades de registro de impresión para informar a los gerentes de oficina o especialistas en tecnología de la información sobre los hábitos de impresión de los miembros del personal o clientes.
El software de impresión puede venir en forma de escritorio o navegador. El software de escritorio se puede descargar en el disco duro de una computadora, y los complementos del navegador se pueden instalar para que funcionen junto con el navegador de un usuario. El software que está diseñado para funcionar en el escritorio de una computadora se abrirá automáticamente cuando un usuario intente imprimir desde una aplicación. Se puede solicitar a los usuarios una vista previa del trabajo de impresión y se les ofrece la posibilidad de editar el trabajo de impresión eliminando elementos innecesarios o combinando múltiples documentos. El software que funciona como un complemento del navegador se puede manipular desde el navegador y los usuarios pueden eliminar anuncios, imágenes, pies de página, encabezados u otras partes de un sitio web para un trabajo de impresión.
Las características del software del administrador de impresión pueden variar de un paquete de software a otro. Algunas características comunes incluyen la capacidad de omitir automáticamente páginas en blanco, combinar múltiples trabajos de impresión, eliminar el exceso de texto e imágenes, eliminar páginas innecesarias y guardar y enviar por correo electrónico un trabajo de impresión personalizado. Los usuarios pueden aprovechar cualquiera o todas estas características para maximizar el ahorro de papel.
Las organizaciones sin fines de lucro, las bibliotecas, las escuelas, los laboratorios de aprendizaje y los centros tecnológicos comunitarios pueden beneficiarse al instalar y utilizar el software de gestión de impresión. El uso de este software puede ayudar a reducir los costos operativos y conservar los recursos comunales. Esto puede resultar en un uso extendido de las instalaciones. Las empresas pueden aumentar las ganancias simplemente empleando software de gestión de impresión como parte de sus rutinas operativas diarias.
Además, cualquier cantidad de utilidades de software del administrador de impresión se pueden descargar, instalar y usar juntas. Por ejemplo, un paquete de software puede funcionar para bloquear imágenes, mientras que otro ofrece vistas previas de los documentos antes de que se impriman. Afortunadamente, el software del administrador de impresión generalmente es gratuito o está disponible a un bajo costo, y se pueden otorgar descuentos a organizaciones sin fines de lucro o educativas. Los usuarios deben asegurarse de que sus computadoras tengan instalados los controladores de impresora necesarios y que tengan acceso a una red o estén físicamente conectados a las impresoras. Para verificar la funcionalidad básica, los usuarios deben imprimir documentos de prueba antes de descargar el software.