Hoe kies ik de beste afdrukbeheersoftware?
Afdrukbeheersoftware helpt een computergebruiker te kiezen wat hij wil afdrukken. Door de software te gebruiken, kunnen gebruikers alleen afdrukken wat nodig is en kunnen ze voorkomen dat ze inkt en papier verspillen aan extra afbeeldingen, documentstukken of website-elementen op een pagina. Naast het helpen afdrukken van afzonderlijke documenten, kunnen er bepaalde hulpprogramma's voor het registreren van afdrukken bestaan om kantoormanagers of specialisten in informatietechnologie te informeren over de afdrukgewoonten van medewerkers of vaste klanten.
Afdruksoftware kan zowel in desktop- als in browservorm worden geleverd. Desktopsoftware kan worden gedownload op de harde schijf van een computer en browserplug-ins kunnen worden geïnstalleerd zodat ze werken in combinatie met de browser van een gebruiker. Software die is ontworpen om op het bureaublad van een computer te werken, wordt automatisch geopend wanneer een gebruiker probeert af te drukken vanuit een toepassing. Gebruikers kunnen om een voorbeeld van de afdruktaak worden gevraagd en de mogelijkheid geboden worden om de afdruktaak te bewerken door onnodige elementen te verwijderen of meerdere documenten te combineren. Software die werkt als een browserplug-in kan vanuit de browser worden gemanipuleerd en gebruikers kunnen mogelijk advertenties, afbeeldingen, voetteksten, kopteksten of andere vervangbare delen van een website voor een afdruktaak verwijderen.
Functies van printmanager-software kunnen variëren van softwarepakket tot softwarepakket. Enkele veel voorkomende functies zijn de mogelijkheid om automatisch lege pagina's over te slaan, meerdere afdruktaken te combineren, overtollige tekst en afbeeldingen te verwijderen, onnodige pagina's te verwijderen en een aangepaste afdruktaak op te slaan en te e-mailen. Gebruikers kunnen profiteren van een of meer van deze functies voor maximale papierbesparing.
Non-profitorganisaties, bibliotheken, scholen, leerlaboratoria en technologiecentra voor de gemeenschap kunnen allemaal profiteren van het installeren en gebruiken van printbeheersoftware. Het gebruik van deze software kan helpen de operationele kosten te verlagen en gemeenschappelijke bronnen te sparen. Dit kan leiden tot langdurig gebruik van de voorzieningen. Bedrijven kunnen hun winst verhogen door eenvoudigweg printsoftware in te zetten als onderdeel van hun dagelijkse operationele routines.
Bovendien kan een willekeurig aantal hulpprogramma's voor afdrukbeheer worden gedownload, geïnstalleerd en samen worden gebruikt. Het ene softwarepakket kan bijvoorbeeld werken om afbeeldingen te blokkeren, terwijl een ander voorbeelden van documenten geeft voordat ze worden afgedrukt. Gelukkig is printmanagersoftware meestal gratis of beschikbaar tegen lage kosten en kunnen kortingen worden verleend aan non-profitorganisaties of educatieve organisaties. Gebruikers moeten ervoor zorgen dat op hun computers de nodige printerstuurprogramma's zijn geïnstalleerd en dat ze toegang hebben tot een netwerk of fysiek zijn verbonden met printers. Om de basisfunctionaliteit te verifiëren, moeten gebruikers testdocumenten afdrukken voordat ze de software downloaden.