¿Qué es un administrador de contactos?
Un administrador de contactos es un software que permite a un usuario almacenar, organizar y buscar números de teléfono, direcciones, fechas, notas, listas y más. Al igual que un administrador de información personal, un administrador de contactos está diseñado para representantes de ventas y otras personas que necesitan almacenar información sobre clientes y prospectos de ventas, programar reuniones y llamadas telefónicas, y organizar documentos de correo electrónico y de texto. Con las cantidades masivas de datos que una persona encuentra cada día, una única ubicación para almacenar esos datos es atractiva. Las características de un administrador de contactos también pueden incluir la capacidad de almacenar contraseñas, fechas y citas importantes, y la capacidad de compartir datos con otra computadora o asistente digital personal. Algunos administradores de contactos pueden permitir que múltiples usuarios accedan a una base de datos compartida de contactos.
Un administrador de contactos también puede generar informes y organizar, pronosticar y realizar un seguimiento de las actividades de ventas. Algunos cuentan con la capacidad de adjuntar una foto, lo cual es ideal para aquellos que no siempre pueden recordar nombres o documentos en el registro del contacto. El respaldo automático es una característica de seguridad importante en un administrador de contactos. Otra característica disponible es la capacidad de agrupar y clasificar contactos.
En lugar de tomar notas en trozos de papel o guardar un cuaderno, muchos usuarios optan por un administrador de contactos con una función de "notas". Con esta función, puede escribir, cortar y pegar, o recortar secciones de páginas web en su administrador de contactos. El software estampará automáticamente la fecha y la hora en su entrada para ayudarlo a clasificar sus notas. Algunos dispositivos también le permiten escribir notas a mano con un lápiz óptico especializado.
Al igual que los administradores de información personal, un administrador de contactos también puede tener una función de calendario. Con un programa de gestión de calendario, puede realizar un seguimiento de las reuniones, días festivos, cumpleaños, etc. Los recordatorios de audio pueden alertarlo sobre el vencimiento de una tarea o la hora de la reunión.
La función de búsqueda de un administrador de contactos es extremadamente valiosa. Puede buscar por fecha, categoría, frases u otros métodos para encontrar el material que está buscando. Un administrador de contactos también puede contener plantillas para tareas comunes, como mensajes telefónicos, registros de gastos o listas de tareas pendientes.
Existen muchas versiones de gestores de contactos. Algunos sistemas están basados en Internet, lo que significa que no hay software para cargar. Se puede cargar otro software de administrador de contactos en el servidor de una empresa para que múltiples empleados puedan acceder a las bases de datos de información del cliente. Otros son parte de otra aplicación de software, como Microsoft Outlook, que tiene una función de administrador de contactos comerciales.