Wat is een Contact Manager?

Een contactmanager is software waarmee een gebruiker telefoonnummers, adressen, datums, notities, lijsten en meer kan opslaan, organiseren en zoeken. Net als een persoonlijke informatiemanager, is een contactmanager ontworpen voor verkoopmedewerkers en anderen die informatie over klanten en verkoopperspectieven moeten opslaan, vergaderingen en telefoontjes plannen en e-mail- en tekstdocumenten organiseren. Met de enorme hoeveelheid gegevens die een persoon elke dag tegenkomt, is een enkele locatie voor het opslaan van die gegevens aantrekkelijk. Kenmerken van een contactbeheerder kunnen ook de mogelijkheid zijn om wachtwoorden op te slaan, belangrijke datums en afspraken, en de mogelijkheid om gegevens te delen met een andere computer of persoonlijke digitale assistent. Sommige contactbeheerders kunnen meerdere gebruikers toegang geven tot een gedeelde database met contacten.

Een contactmanager kan ook rapporten genereren en verkoopactiviteiten organiseren, voorspellen en volgen. Sommige hebben de mogelijkheid om een ​​foto toe te voegen, wat geweldig is voor degenen die zich niet altijd namen of documenten kunnen herinneren in het record van de contactpersoon. Automatische back-up is een belangrijke veiligheidsfunctie op een contactbeheerder. Een andere beschikbare functie is de mogelijkheid om contacten te groeperen en te categoriseren.

In plaats van notities te maken op stukjes papier of een notitieboekje te bewaren, kiezen veel gebruikers voor een contactmanager met een "notities" -functie. Met deze functie kunt u secties van webpagina's typen, knippen en plakken in uw contactbeheer. De software zal uw invoer automatisch voorzien van tijd- en datumstempel om u te helpen uw notities te doorzoeken. Met sommige apparaten kunt u ook handgeschreven notities maken met een gespecialiseerde stylus.

Net als persoonlijke informatiemanagers kan een contactbeheerder ook een kalenderfunctie hebben. Met behulp van een kalenderbeheerprogramma kunt u vergaderingen, vakanties, verjaardagen, enzovoort bijhouden. Audioherinneringen kunnen u waarschuwen dat een opdracht moet worden uitgevoerd of dat er een vergadertijd nadert.

De zoekfunctie van een contactbeheerder is uiterst waardevol. U kunt zoeken op datum, categorie, zinnen of andere methoden om het materiaal te vinden waarnaar u op zoek bent. Een contactbeheerder kan ook sjablonen bevatten voor veel voorkomende taken, zoals telefoonberichten, onkostennota's of takenlijsten.

Er bestaan ​​veel versies van contactbeheerders. Sommige systemen zijn op internet gebaseerd, wat betekent dat er geen software hoeft te worden geladen. Andere software voor contactbeheer kan op de server van een bedrijf worden geladen, zodat databases met klantinformatie toegankelijk zijn voor meerdere werknemers. Anderen maken deel uit van een andere softwaretoepassing, zoals Microsoft Outlook, dat een functie voor zakelijk contactbeheer heeft.